Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – co warto wiedzieć?

Nie wiesz, kiedy pracodawca może wręczyć Ci wypowiedzenie i jak się wtedy bronić. Z tego artykułu dowiesz się, jak w praktyce działa wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę i jakie masz prawa jako pracownik. Tekst przyda się też pracodawcom, którzy chcą działać zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Co oznacza wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę?

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę to jednostronne oświadczenie woli, które prowadzi do zakończenia stosunku pracy po upływie okresu wypowiedzenia. Jest to zwykły, „standardowy” sposób rozstania, inny niż porozumienie stron (gdzie obie strony się zgadzają) czy rozwiązanie bez wypowiedzenia w trybie natychmiastowym, potocznie nazywane trybem dyscyplinarnym.

Cała procedura, od złożenia pisma po uprawnienia pracownika i obowiązki pracodawcy, wynika z przepisów Kodeksu pracy. W praktyce warto sprawdzić konkretne artykuły, w tym takie jak art. 30 § 3 k.p. dotyczący formy oświadczenia czy art. 52 k.p. opisujący rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Wypowiedzenie może dotyczyć następujących umów:

• umowa na czas nieokreślony – wypowiedzenie jest możliwe co do zasady zawsze,
• umowa na czas określony – wypowiedzenie jest dopuszczalne, gdy przewiduje to umowa albo zezwalają na to przepisy,
• umowa na okres próbny – zawsze można ją rozwiązać za wypowiedzeniem zgodnie z długością okresu próbnego.

Jakie są sposoby rozwiązania umowy o pracę – porównanie trybów?

Umowę o pracę można zakończyć na kilka sposobów i każdy z nich niesie inne skutki dla Ciebie jako pracownika i dla pracodawcy. W praktyce najczęściej spotkasz porozumienie stron, rozwiązanie z wypowiedzeniem oraz rozwiązanie bez wypowiedzenia, czyli natychmiastowe zakończenie współpracy w ściśle określonych sytuacjach.

Aby łatwiej zobaczyć różnice między podstawowymi trybami, spójrz na krótkie zestawienie najważniejszych elementów:

Przy niektórych rozwiązaniach, zwłaszcza gdy dochodzi do zwolnień obejmujących większą grupę zatrudnionych lub pracowników szczególnie chronionych, konieczna jest konsultacja z zakładową organizacją związkową. Dokładniej widać to przy zwolnieniach dyscyplinarnych lub wypowiedzeniach umów na czas nieokreślony.

Porozumienie stron – cechy i skutki

Rozwiązanie umowy o pracę w drodze porozumienia stron to dobrowolna decyzja obu stron stosunku pracy. Pracownik i pracodawca swobodnie ustalają termin zakończenia współpracy oraz wszelkie dodatkowe warunki, jak np. wysokość dodatkowych świadczeń, sposób rozliczenia urlopu czy ewentualne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Ten tryb jest elastyczny i często wybierany, gdy strony chcą zakończyć stosunek pracy bez konfliktu.

W takim porozumieniu warto wprost uregulować między innymi:

• dokładną datę rozwiązania umowy, rozliczenie wynagrodzeń i premii, kwestię urlopów, ewentualną odprawę albo inne świadczenia dodatkowe, zwolnienie pracownika z obowiązku pracy do dnia zakończenia umowy.

Skutkiem podpisania porozumienia jest to, że nie możesz korzystać z typowych roszczeń „wypowiedzeniowych”, takich jak żądanie przywrócenia do pracy wyłącznie z powodu trybu rozwiązania. Możesz jednak dochodzić swoich praw, gdy pracodawca nie wykonuje postanowień porozumienia, na przykład nie wypłaci umówionej odprawy lub nie dotrzyma uzgodnionego terminu.

Jak wygląda rozwiązanie za wypowiedzeniem?

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem następuje poprzez oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę złożone przez pracodawcę. Oświadczenie staje się skuteczne z chwilą, gdy pracownik mógł się z nim zapoznać, czyli np. w momencie wręczenia pisma albo odebrania przesyłki poleconej. Prawo wymaga formy pisemnej, dlatego dokument powinien zawierać co najmniej datę, dane stron, informację o wypowiedzeniu, podpis osoby uprawnionej do reprezentowania pracodawcy oraz wyraźną datę doręczenia.

W czasie okresu wypowiedzenia umowy o pracę pracownik co do zasady nadal wykonuje swoje obowiązki i zachowuje wszystkie dotychczasowe prawa płacowe. Pracodawca może jednak jednostronnie zwolnić z obowiązku świadczenia pracy, nadal wypłacając wynagrodzenie. W tym okresie możesz wykorzystać urlop wypoczynkowy wskazany przez pracodawcę, a jeśli okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie, przysługują dni wolne na poszukiwanie pracy oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop po ustaniu zatrudnienia.

Uzasadnienie wypowiedzenia jest konieczne w szczególności wtedy, gdy:

• pracodawca wypowiada umowę na czas nieokreślony albo rozwiązanie dotyczy umowy, przy której przepisy wymagają wskazania konkretnej i prawdziwej przyczyny wraz z jej opisem w piśmie doręczonym pracownikowi.

Jak działa rozwiązanie bez wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia to najostrzejszy tryb, który powoduje natychmiastowe zakończenie stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia. W przypadku zwolnienia z winy pracownika chodzi o sytuacje z art. 52 k.p., czyli o tzw. tryb dyscyplinarny, gdy dochodzi do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa albo zawinionej utraty uprawnień. W każdym wypadku niezbędne jest pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zawierające dokładny opis przyczyny.

Takie rozwiązanie niesie dla pracownika poważne konsekwencje. Traci on prawo do okresu wypowiedzenia, a informacja o trybie rozwiązania znajdzie się w świadectwie pracy. Jednocześnie pracownik może wystąpić z odwołaniem do sądu pracy i żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania, wskazując na brak podstaw do zastosowania art. 52 k.p. albo na uchybienia formalne. Aby skutecznie dochodzić swoich praw, musi jednak zmieścić się w ustawowym terminie i zgromadzić dowody.

Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia trzeba spełnić następujące wymagania formalne:

• pismo w formie pisemnej z precyzyjnym wskazaniem przyczyny, zachowanie terminu jednego miesiąca na wręczenie oświadczenia od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o zdarzeniu, oraz doręczenie dokumentu w sposób pozwalający pracownikowi się z nim zapoznać.

Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia istotne są dokładne terminy i opis faktów. Pracodawca powinien szybko podjąć decyzję po uzyskaniu informacji o zdarzeniu oraz jasno je opisać w piśmie. Błędne daty, ogólne sformułowania albo brak zachowania miesięcznego terminu z art. 52 k.p. bardzo często prowadzą do uznania zwolnienia za bezprawne.

Jakie są przyczyny rozwiązania umowy bez wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika może nastąpić tylko wtedy, gdy istnieje jedna z przyczyn wskazanych w art. 52 k.p.. Chodzi przede wszystkim o ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie, a także zawinioną utratę uprawnień koniecznych do wykonywania pracy. Dodatkowo Kodeks pracy przewiduje możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy także bez winy pracownika, na przykład przy bardzo długiej, usprawiedliwionej chorobie.

Pracodawca ma obowiązek udokumentować przyczynę oraz wskazać w piśmie datę zdarzenia, na które się powołuje, oraz datę podjęcia decyzji. Przy trybie dyscyplinarnym działa krótki termin jednego miesiąca na złożenie oświadczenia, licząc od uzyskania wiarygodnej informacji o zdarzeniu. Dlatego przed wręczeniem dokumentu pracodawca powinien przeprowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające i dopiero po jego zakończeniu podjąć decyzję o zwolnieniu.

Co oznacza ciężkie naruszenie obowiązków?

Ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych to zachowanie rażąco sprzeczne z tym, czego można wymagać od rzetelnego pracownika na danym stanowisku. Chodzi o działania lub zaniechania, które naruszają interes pracodawcy w sposób poważny i zawiniony, często z winą umyślną albo co najmniej rażącym niedbalstwem. Takie naruszenie może dotyczyć np. zasad BHP, dyscypliny pracy, obowiązku trzeźwości czy lojalności wobec firmy.

Jako przykłady ciężkiego naruszenia można wskazać między innymi:

• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości, samowolne opuszczenie stanowiska w trakcie zmiany, świadomą odmowę wykonania polecenia zagrażającą interesom pracodawcy, przywłaszczenie mienia pracodawcy, poważne naruszenie przepisów BHP przez osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo.

Warto podkreślić wymóg proporcjonalności reakcji. Sankcja w postaci rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym powinna odpowiadać ciężarowi przewinienia i sytuacji w zakładzie. Dobrą praktyką jest także umożliwienie pracownikowi złożenia wyjaśnień przed ostateczną decyzją, nawet jeśli Kodeks pracy nie nakazuje wprost takiego przesłuchania.

Jakie warunki musi spełniać popełnione przestępstwo?

Popełnienie przestępstwa przez pracownika może uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia tylko wtedy, gdy czyn został popełniony w czasie trwania stosunku pracy i powoduje utrata zaufania lub faktycznie uniemożliwia dalsze zatrudnienie na danym stanowisku. Nie chodzi tu o każde naruszenie prawa karnego, ale o takie, które ma znaczenie dla pełnionej funkcji lub wizerunku pracownika w firmie.

Pracodawca powinien ocenić stopień winy, związek czynu z wykonywaną pracą oraz dysponować dowodami. Prawomocny wyrok sądu karnego lub decyzja administracyjna to mocne podstawy, ale czasem możliwe jest działanie także przed zakończeniem sprawy karnej, jeśli przestępstwo jest oczywiste, na przykład gdy pracownik został przyłapany na gorącym uczynku. W każdym wypadku trzeba dokładnie opisać zdarzenie w oświadczeniu.

Do przestępstw, które mogą uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, należą w szczególności:

• przestępstwa przeciwko mieniu pracodawcy, korupcja lub przyjmowanie łapówek w związku z pracą, fałszowanie dokumentów firmowych, przestępstwa podważające zaufanie, np. oszustwo wobec klientów.

Co oznacza utrata uprawnień i kiedy jest zawiniona?

Utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy oznacza, że pracownik przestaje posiadać wymagane prawem kwalifikacje lub zezwolenia, bez których nie może dalej wykonywać swoich obowiązków. Mogą to być certyfikaty zawodowe, licencje, prawo jazdy czy specjalne uprawnienia techniczne. Z punktu widzenia trybu dyscyplinarnego istotne jest, czy utrata nastąpiła z winy pracownika, czy też była od niego niezależna.

Przykłady uprawnień, których utrata może wpływać na zatrudnienie:

• uprawnienia SEP do obsługi urządzeń elektrycznych, prawo jazdy dla kierowcy zawodowego, licencje branżowe lub koncesje potrzebne do wykonywania zawodu, specjalistyczne świadectwa kwalifikacyjne wymagane przepisami.

Jeżeli utrata uprawnień wynika z zawinionego zachowania pracownika, np. utrata prawa jazdy za jazdę pod wpływem alkoholu, może to uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Gdy jednak utrata nastąpiła bez jego winy, pracodawca powinien rozważyć inne rozwiązania, takie jak zmiana stanowiska, czasowe przesunięcie do innej pracy, dodatkowe szkolenia albo zakończenie stosunku pracy za porozumieniem stron.

Jakie są okresy wypowiedzenia i prawa pracownika w okresie wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy u danego pracodawcy. Inne terminy obowiązują przy umowie na okres próbny, inne przy umowie na czas określony i nieokreślony. Wszystkie dokładne długości znajdziesz w przepisach Kodeksu pracy, które regulują też wyjątki, np. możliwość skrócenia trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w razie likwidacji zakładu.

Najważniejsze standardowe okresy wypowiedzenia przedstawia tabela:

W czasie trwania wypowiedzenia przysługują Ci szczególne uprawnienia pracownicze, które warto wykorzystać:

• prawo do wynagrodzenia jak za normalny czas pracy, możliwość zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, dni wolne na poszukiwanie pracy przy co najmniej dwutygodniowym okresie wypowiedzenia, rozliczenie urlopu w naturze albo poprzez ekwiwalent pieniężny.

Po rozwiązaniu umowy pracodawca ma obowiązek rozliczyć wszystkie należności wynikające ze stosunku pracy. Obejmuje to pełne wynagrodzenie za pracę do ostatniego dnia, wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, premie i dodatki oraz inne świadczenia wynikające z regulaminów lub umowy. Rozliczenie powinno nastąpić najpóźniej w dniu ustania zatrudnienia.

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę?

Przepisy przewidują specjalną ochronę trwałości stosunku pracy dla niektórych pracowników oraz w szczególnych okresach. Ogranicza to swobodę pracodawcy w sięganiu po wypowiedzenie, nawet jeśli istnieje przyczyna ekonomiczna lub organizacyjna. Takiej ochronie podlegają m.in. pracownicy w tzw. okresach ochronnych oraz działacze związkowi reprezentowani przez zakładową organizację związkową.

Do typowych sytuacji, w których wypowiedzenie umowy jest co do zasady niedopuszczalne, należą między innymi:

• czas niezdolności do pracy z powodu choroby w granicach określonych przepisami, okres ciąży pracownicy, okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, szczególna ochrona przedstawicieli załogi i związków zawodowych – często wymagająca uprzedniej zgody związku lub zastosowania szczególnej procedury.

Przed rozwiązaniem umowy z pracownikiem objętym działaniem związku zawodowego, pracodawca musi skonsultować zamiar wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową. Zaniechanie tej konsultacji lub przeprowadzenie jej w sposób pozorny otwiera pracownikowi drogę do skutecznego zakwestionowania wypowiedzenia, a sąd pracy może orzec przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

Co musi zawierać oświadczenie pracodawcy i jakie roszczenia ma pracownik?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę – zarówno oświadczenie za wypowiedzeniem, jak i oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia – musi mieć formę pisemną. Powinno dokładnie identyfikować pracownika, wskazywać rodzaj rozwiązania (z wypowiedzeniem czy bez) oraz zawierać datę doręczenia i podpis osoby reprezentującej pracodawcę. Gdy dochodzi do zwolnienia dyscyplinarnego lub innych rozwiązań wymagających wskazania podstaw, konieczne jest konkretne uzasadnienie przyczyny.

Po otrzymaniu wypowiedzenia albo zwolnienia dyscyplinarnego pracownik może skorzystać z następujących roszczeń:

• żądanie przywrócenia do pracy, roszczenie o odszkodowanie, w tym odpowiadające wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia, odszkodowanie za bezprawne rozwiązanie umowy, wynagrodzenie za okres wypowiedzenia i ekwiwalent za urlop, złożenie pozwu i odwołanie do sądu pracy.

Terminy na wystąpienie z roszczeniami są bardzo krótkie i wynikają wprost z Kodeksu pracy. Od wypowiedzenia umowy o pracę masz 21 dni na wniesienie odwołania do sądu pracy, licząc od dnia doręczenia pisma. Ten sam termin obowiązuje przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia, np. w trybie dyscyplinarnym. W artykule warto wprost wskazać wszystkie te terminy oraz zasady wszczęcia postępowania przed sądem pracy, łącznie z właściwością sądu i sposobem obliczania biegu terminów.

Pracownik, który kwestionuje wypowiedzenie lub zwolnienie dyscyplinarne, powinien od razu zgromadzić wszystkie dokumenty: kopię oświadczenia, potwierdzenie jego doręczenia, maile, notatki służbowe, regulaminy i polecenia przełożonych. Dobrze zorganizowane dowody i wniesienie pozwu w terminie 21 dni znacząco zwiększają szansę na korzystne rozstrzygnięcie.

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca ma szereg obowiązków. Musi wypłacić wszystkie należności płacowe, rozliczyć ekwiwalent za urlop oraz inne świadczenia, a także wydać świadectwo pracy najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Jeżeli strony zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, pracodawca powinien pamiętać o terminowym wypłacaniu należnego odszkodowania oraz o prawidłowym rozliczeniu wszelkich zobowiązań finansowych.

Podstawa prawna: Kodeks pracy. W metryce artykułu warto wskazać najważniejsze przepisy, w tym m.in. regulujące formę oświadczeń (jak art. 30 § 3 k.p.), rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym z art. 52 k.p. czy terminy odwołań do sądu pracy, a także odwołać się do aktualnego orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz oficjalnych publikacji.

Dobrze jest posługiwać się jasnymi i powtarzalnymi pojęciami, takimi jak wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia, porozumienie stron czy roszczenie o przywrócenie do pracy. W treści artykułu trzeba wprost podać wszystkie terminy proceduralne, w tym termin jednego miesiąca na zastosowanie art. 52 k.p. oraz 21 dni na odwołanie do sądu pracy, aby czytelnik miał pełen, praktyczny obraz sytuacji.

Cały artykuł został przygotowany z myślą zarówno o pracownikach, jak i pracodawcach, którzy chcą bezpiecznie i poprawnie stosować przepisy prawa pracy w zakresie zakończenia zatrudnienia. Dla ułatwienia możesz posłużyć się prostymi, gotowymi sformułowaniami w pismach, na przykład:

„Działając jako pracodawca, na podstawie przepisów Kodeksu pracy, wypowiadam Panu/Pani umowę o pracę z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia, który upłynie w dniu …, z przyczyn: … .”

„Działając na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, rozwiązuję z Panem/Panią umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych polegającego na: … .”

Co warto zapamietać?:

• Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie pracodawcy skutkujące zakończeniem stosunku pracy po okresie wypowiedzenia; inne tryby to porozumienie stron (dobrowolne, elastyczne, bez prawa do odwołania od samego trybu) oraz rozwiązanie bez wypowiedzenia (natychmiastowe, wyjątkowe, z obowiązkowym, konkretnym uzasadnieniem).
• Rozwiązanie bez wypowiedzenia (art. 52 k.p.) jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach: ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie, zawiniona utrata wymaganych uprawnień; pracodawca ma 1 miesiąc od uzyskania informacji na złożenie pisemnego oświadczenia z precyzyjnym opisem przyczyny.
• Standardowe okresy wypowiedzenia zależą od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy: przy umowie na czas określony i nieokreślony – 2 tygodnie (< 6 miesięcy), 1 miesiąc (≥ 6 miesięcy i < 3 lata), 3 miesiące (≥ 3 lata); przy okresie próbnym – 3 dni robocze (do 2 tygodni), 1 tydzień (powyżej 2 tygodni), 2 tygodnie (3 miesiące).
• W okresie wypowiedzenia pracownik zachowuje wynagrodzenie i prawa pracownicze, może zostać zwolniony z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem płacy, ma prawo do wykorzystania urlopu lub ekwiwalentu oraz – przy co najmniej 2‑tygodniowym wypowiedzeniu – do dni wolnych na poszukiwanie pracy; po ustaniu stosunku pracy pracodawca musi rozliczyć wszystkie należności i wydać świadectwo pracy.
• Pracodawca nie może co do zasady wypowiedzieć umowy w okresach szczególnej ochrony (m.in. choroba w granicach ustawowych, ciąża, urlopy macierzyńskie/rodzicielskie, ochrona działaczy związkowych); pracownik ma 21 dni na odwołanie do sądu pracy zarówno od wypowiedzenia, jak i od rozwiązania bez wypowiedzenia, może żądać przywrócenia do pracy lub odszkodowania, dlatego kluczowe jest zachowanie terminów i zgromadzenie dowodów.