Czy na studia jest wymagane zaświadczenie o niekaralności?

Myślisz o studiach i zastanawiasz się, czy już na etapie rekrutacji musisz dostarczyć zaświadczenie o niekaralności? Z tego artykułu dowiesz się, kiedy takie zaświadczenie jest wymagane, a w jakich sytuacjach uczelnia o nie nie prosi. Poznasz też zasady wynikające z tzw. ustawy Kamilka i praktyczne wymogi kilku uczelni.

Czy na rekrutację na studia jest wymagane zaświadczenie o niekaralności?

Większość kandydatów bardzo szybko zadaje sobie pytanie, jakie dokumenty są potrzebne, żeby w ogóle zostać przyjętym na uczelnię. To naturalne, bo łatwo coś przeoczyć, a brak choćby jednego załącznika potrafi opóźnić wpis na listę studentów. W standardowym pakiecie dokumentów spotykasz się z formularzem z Internetowej Rekrutacji Kandydatów (IRK), świadectwem dojrzałości, zdjęciem i niekiedy zaświadczeniem lekarskim.

Na etapie samego przyjęcia na studia co do zasady nie wymaga się zaświadczenia o niekaralności. Wprost wskazują na to regulaminy rekrutacji – uczelnie wyliczają: podanie, świadectwo maturalne, zaświadczenie lekarskie od lekarza medycyny pracy (np. na kierunkach: pielęgniarstwo, wychowanie fizyczne, fizjoterapia, budownictwo, mechatronika, mechanika i budowa maszyn), fotografia w IRK, ewentualne dokumenty o olimpiadach i certyfikaty językowe. W tym katalogu nie ma informacji z Krajowego Rejestru Karnego.

W komunikatach pojawia się wręcz sformułowanie: „w celu złożenia dokumentów o przyjęcie na studia NIE JEST wymagane zaświadczenie o niekaralności”. Dla kandydata oznacza to, że na pierwszym etapie koncentrujesz się na świadectwach, skanach dokumentów w formacie pdf lub jpg, poprawnym uzupełnieniu danych oraz – jeśli dotyczy – badaniach medycyny pracy wykonywanych bezpłatnie na podstawie skierowania z uczelni.

Kiedy uczelnia może wymagać zaświadczenia o niekaralności?

Choć podczas samej rekrutacji uczelnie rzadko proszą o takie zaświadczenie, w niektórych przypadkach jest ono konieczne przed dopuszczeniem studenta do zajęć praktycznych. Chodzi przede wszystkim o kierunki, na których w programie znajdują się praktyki związane z pracą z dziećmi lub młodzieżą. Ustawodawca wprowadził w tym zakresie nowe wymogi po 15 lutego 2024 roku, kiedy weszła w życie nowelizacja Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, znana jako „ustawa Kamilka”.

Uczelnia jasno wskazuje, że od kandydatów na kierunki: fizjoterapia, pedagogika, pedagogika przedszkolna i wczesnoszkolna, pielęgniarstwo, wychowanie fizyczne może zażądać przedstawienia zaświadczenia o niekaralności. Dotyczy to zwłaszcza etapu, gdy zaczynasz realizować praktyki w szkołach, placówkach wychowawczych czy ośrodkach wypoczynkowych. Wtedy pojawia się obowiązek potwierdzenia niekaralności w zakresie wskazanym przez przepisy.

Jak działa ustawa Kamilka?

Nowelizacja z 15 lutego 2024 roku połączyła kilka systemów ochrony małoletnich. Ustawa z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym wprowadziła wymóg, by osoby, które mają mieć kontakt z dziećmi w ramach działalności zawodowej lub wolontariatu, zostały wcześniej zweryfikowane. Teraz dotyczy to również studentów, którzy w ramach programu studiów odbywają praktyki związane z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, opieką nad małoletnimi, świadczeniem usług psychologicznych, uprawianiem sportu lub rozwojem zainteresowań dzieci.

W praktyce oznacza to, że zanim rozpoczniesz praktyki nauczycielskie lub zawodowe z udziałem osób poniżej 18 roku życia, musisz dostarczyć wskazane dokumenty. Uczelnie – jak Uniwersytet Śląski czy Uniwersytet Jagielloński – wdrożyły wewnętrzne zarządzenia, które precyzyjnie opisują, jakie zaświadczenia są wymagane i kto je weryfikuje. Często robi to opiekun praktyk albo wyznaczony koordynator wydziałowy.

Jakie kierunki najczęściej wymagają zaświadczenia?

Najbardziej narażone na kontakt z małoletnimi są kierunki nauczycielskie oraz specjalizacje przygotowujące do pracy wychowawczej. Jeśli wybierasz historię ze specjalnością nauczycielską na Wydziale Historycznym UJ, komunikaty wprost mówią o obowiązku dostarczenia informacji z KRK. Podobnie bywa na pedagogice, psychologii stosowanej czy kierunkach medycznych, gdzie praktyki odbywają się w szpitalach dziecięcych lub poradniach.

Na części uczelni pojawia się też warunek weryfikacji, gdy student zostaje stażystą, wolontariuszem, uczestnikiem praktyk, staży czy wydarzeń kierowanych do osób małoletnich albo nieokreślonej grupy osób. Wtedy nawet jeśli wcześniej nie składałeś zaświadczenia o niekaralności, możesz zostać objęty obowiązkiem jego dostarczenia przed danym wyjazdem, projektem czy praktyką.

Jakie dokumenty związane z niekaralnością musi złożyć student?

Pakiet dokumentów wymaganych od studentów zależy od obywatelstwa oraz historii zamieszkania w ostatnich latach. Inne reguły dotyczą obywateli Polski, a nieco inaczej traktowani są obywatele Unii Europejskiej czy osoby spoza UE. W każdym przypadku uczelnie bazują jednak na danych z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) lub rejestrów karnych innych państw.

Ogólna zasada jest taka, że student, który ma być dopuszczony do praktyk z dziećmi, przedstawia: zaświadczenie z KRK oraz oświadczenie o krajach zamieszkania z ostatnich 20 lat. Jeśli mieszkał poza Polską, dochodzi konieczność przedstawienia informacji z rejestru karnego danego państwa lub – gdy taki rejestr nie istnieje – specjalnego oświadczenia. Do dokumentów obcojęzycznych trzeba dołączyć poświadczone tłumaczenie na język polski.

Obywatele polscy – jakie dokumenty są wymagane?

Jeśli masz polskie obywatelstwo, uczelnie wskazują trzy podstawowe typy dokumentów związanych z niekaralnością. Pierwszy to informacja z Krajowego Rejestru Karnego, drugi to oświadczenie o krajach zamieszkania, a trzeci to ewentualne zaświadczenia z rejestrów karnych innych państw. Całość składasz zazwyczaj u opiekuna praktyk lub wyznaczonego koordynatora wydziałowego, który dołącza kopię do Twoich akt osobowych.

Najczęściej wymagane są:

• informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK),
• oświadczenie osób studiujących o kraju zamieszkania w ciągu ostatnich 20 lat,
• informacja z rejestru karnego kraju zamieszkania (jeśli mieszkałeś poza RP),
• oświadczenie, że dany kraj nie prowadzi rejestru karnego, gdy taka ewidencja nie istnieje.

Każda uczelnia przygotowuje własne wzory oświadczeń – najczęściej dostępne na stronach rekrutacyjnych lub w działach kształcenia. Warto zwrócić uwagę na dokładność dat zamieszkania i poprawne wskazanie wszystkich krajów, bo dane te będą podstawą dalszej weryfikacji.

Obywatele UE – czym różnią się wymagania?

Jeśli jesteś obywatelem Unii Europejskiej i podejmujesz studia w Polsce, np. na historii ze specjalnością nauczycielską, zakres dokumentów jest bardzo podobny, ale rozszerzony o system ECRIS. Informacja z KRK jest wtedy oznaczana jako KRK+ECRIS, co umożliwia wymianę danych między państwami członkowskimi w sprawach karnych.

Poza tym składasz:

• oświadczenie o kraju zamieszkania w ciągu ostatnich 20 lat,
• informację z rejestru karnego kraju zamieszkania poza RP i UE, jeśli tam mieszkałeś,
• oświadczenie o braku rejestru karnego w danym państwie, gdy lokalny system nie przewiduje takiej ewidencji,
• tłumaczenia przysięgłe wszystkich dokumentów, które nie są w języku polskim.

Uczelnie podkreślają także, że wszystkie osoby studiujące są dodatkowo weryfikowane w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym przez upoważnionego pracownika. To odbywa się już wewnątrz systemu uczelni, bez konieczności podejmowania działań przez studenta, ale informacja o tym zwykle widnieje w komunikatach jako ważny element ochrony małoletnich.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności z KRK?

Uzyskanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego nie jest skomplikowane, ale wymaga poprawnego wypełnienia formularza i opłacenia wniosku. Stawki są z góry określone: przy wniosku papierowym opłata wynosi zwykle 30 zł, a przy wniosku elektronicznym – 20 zł. Uczelnie zaznaczają przy tym, że nie zwracają kosztów zaświadczenia, więc jest to wydatek po stronie studenta.

Formularz „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie” trzeba wypełnić bardzo precyzyjnie. W części uczelni znajdziesz gotowe wzory, jak to zrobić na potrzeby studiów. Niektóre jednostki, jak Wydział Historyczny UJ, publikują instrukcje krok po kroku, dzięki którym bez trudu wpiszesz właściwy cel i zakres danych w zapytaniu.

Wypełnienie formularza krok po kroku

We wniosku do KRK musisz nie tylko podać swoje dane osobowe, ale też wpisać dokładny cel uzyskania informacji. Uczelnie często sugerują konkretne sformułowania, żeby nie było wątpliwości, że zaświadczenie służy dopuszczeniu do praktyk z małoletnimi. To szczególnie ważne, gdy pracownicy dziekanatu będą potem sprawdzać poprawność dokumentu.

W komunikatach uczelni pojawiają się najczęściej takie wskazówki:

W punkcie 11 wniosku należy wpisać: „dopuszczenie do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, opieką nad małoletnimi lub świadczeniem usług psychologicznych w związku z realizacją programu studiów”.

Dodatkowo w punkcie 12 trzeba zaznaczyć „kartoteka karna” oraz „kartoteka nieletnich”, a w punkcie 13 doprecyzować zakres przestępstw: „przestępstwa z rozdziału XIX i XXV Kodeksu karnego, art. 189a i 207 Kodeksu karnego oraz ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii”. Tak opisane zapytanie pokrywa się z wymaganiami ustawowymi dotyczącymi pracy z dziećmi i młodzieżą.

Wniosek papierowy i elektroniczny – co wybrać?

Zaświadczenie z KRK możesz uzyskać na dwa sposoby. Pierwsza opcja to tradycyjne złożenie wniosku w punkcie informacyjnym KRK lub w sądzie rejonowym, co wiąże się z wyższą opłatą. Druga droga to złożenie wniosku elektronicznie przez system e-KRK, wymaga jednak posiadania podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.

Wybór formy zależy od tego, jak szybko potrzebujesz dokumentu i jakimi narzędziami dysponujesz. Wersja elektroniczna jest tańsza i często wygodniejsza, ale nie każdy student ma od razu aktywny profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Wersja papierowa natomiast nie wymaga dodatkowych narzędzi, tylko czasu na dojazd i złożenie dokumentu w punkcie KRK.

Jak wygląda weryfikacja studentów na uczelniach?

Po złożeniu zaświadczenia z KRK i innych dokumentów związanych z niekaralnością dochodzi etap weryfikacji po stronie uczelni. Najczęściej zajmuje się tym opiekun praktyk lub specjalny koordynator, np. na Wydziale Historycznym UJ albo w Instytucie Psychologii Stosowanej. Oryginał zaświadczenia jest okazywany, a kserokopia – po poświadczeniu zgodności – trafia do akt osobowych studenta.

W wielu regulaminach znajdziesz zapis, że pracownik uczelni ma także obowiązek sprawdzić studenta w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. To już wewnętrzny proces, do którego student nie składa osobnego wniosku. System rejestru ma charakter centralny i jest narzędziem kontroli dla instytucji dopuszczających do pracy z dziećmi.

Kto odpowiada za kontrolę dokumentów?

Uczelnie wprost wskazują nazwiska osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zaświadczeń. Na przykład w Instytucie Psychologii Stosowanej UJ funkcję koordynatorów pełnią osoby wyznaczone zarządzeniem rektora, a na Wydziale Historycznym wyznacza się wydziałowego koordynatora ds. praktyk. To do nich studenci przekazują oryginały i kopie dokumentów przed rozpoczęciem zajęć z udziałem małoletnich.

Dzięki temu proces jest uporządkowany, a student wie, do kogo się zgłosić w razie wątpliwości. W przypadku dokumentów z zagranicy, oświadczeń o krajach zamieszkania czy pytań o rejestry karne innych państw często kieruje się pytania do działów kształcenia. Tam można wyjaśnić, czy dany dokument spełnia wymogi ustawy i wewnętrznych regulacji uczelni.

Czy każdy student musi mieć zaświadczenie o niekaralności?

Nie każdy kierunek studiów wiąże się z obowiązkiem uzyskania zaświadczenia z KRK. Jeśli wybierasz profil, w którym nie ma praktyk z udziałem małoletnich, uczelnia prawdopodobnie nie będzie wymagać od Ciebie informacji o niekaralności. Dla wielu studentów zaświadczenie nigdy nie stanie się realnym wymogiem, bo ich program studiów nie obejmuje pracy z dziećmi.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku kierunków nauczycielskich, pedagogicznych, psychologicznych czy medycznych, a także wtedy, gdy włączasz się w staże, praktyki lub wolontariat skierowany do osób małoletnich. W takich przypadkach obowiązek może pojawić się nagle – nie na pierwszym roku, lecz dopiero przed konkretną praktyką lub projektem. Warto więc regularnie śledzić komunikaty dziekanatu i stronę swojego wydziału, bo tam najczęściej pojawiają się aktualne wytyczne.