Czy pracodawca musi mieć badania lekarskie dla pracowników?

Zastanawiasz się, czy jako pracodawca musisz wysyłać pracowników na badania lekarskie i jakie dokładnie badania wchodzą w grę. W tym artykule wyjaśnię, jakie obowiązki nakładają na ciebie przepisy o medycynie pracy oraz kiedy pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków. Dowiesz się też, jak poprawnie przygotować skierowanie, kto płaci za badania i jakie są konsekwencje zaniedbań.

Czy pracodawca musi zapewnić badania lekarskie pracownikom?

Pracodawca ma prawny obowiązek zapewnić pracownikom badania wstępne, okresowe i kontrolne jako badania profilaktyczne w ramach służby medycyny pracy, a zakaz dopuszczenia do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku ma charakter bezwzględny, więc nie możesz go dowolnie łagodzić ani omijać w praktyce kadrowej.

W ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami wykonuje się różne rodzaje badań, które pełnią odmienne funkcje, choć wszystkie służą ocenie bezpieczeństwa pracy. Należą do nich badania wstępne, badania okresowe, badania kontrolne oraz badania sanitarno-epidemiologiczne, które mają szczególne znaczenie w ochronie zdrowia publicznego. Ich celem jest ocena zdolności do pracy na konkretnym stanowisku, profilaktyka chorób zawodowych oraz ograniczanie ryzyka przeniesienia chorób zakaźnych.

Najważniejsze źródła, do których musisz sięgać, planując badania pracownicze, to między innymi:

• Kodeks pracy, w szczególności art. 229 kp dotyczący badań profilaktycznych i orzeczenia lekarskiego,
• rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników oraz zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej,
• informacje i wyjaśnienia dostępne w serwisie Biznes.gov.pl,
• przepisy sanitarne i wytyczne Państwowej Inspekcji Sanitarnej (sanepidu) dotyczące badań sanitarno-epidemiologicznych.

Jakie badania są wymagane?

Zakres badań medycyny pracy nigdy nie jest przypadkowy, ponieważ musi wynikać z charakterystyki stanowiska i opisanych w skierowaniu czynników ryzyka. To, jakie badania profilaktyczne zleci lekarz medycyny pracy, zależy od rodzaju pracy, występowania czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych, a także od tego, czy pracownik ma kontakt z żywnością albo wykonuje czynności istotne z punktu widzenia zdrowia publicznego. W praktyce inne badania będą wymagane od pracownika biurowego, inne od spawacza, a jeszcze inne od kucharza czy pielęgniarki.

W codziennej obsłudze kadrowej spotkasz się przede wszystkim z następującymi typami badań:

• badania wstępne,
• badania okresowe,
• badania kontrolne,
• badania sanitarno-epidemiologiczne.

Warto podkreślić, że badania profilaktyczne powinny być zawsze „szyte na miarę” konkretnego stanowiska, a nie powtarzane według uniwersalnego schematu. To właśnie opis czynników występujących w środowisku pracy pozwala lekarzowi medycyny pracy rzetelnie ocenić, czy dana osoba może bezpiecznie wykonywać powierzone obowiązki. Z tego powodu Skierowanie na badania staje się jednym z najważniejszych dokumentów w całej procedurze.

Dobrze przygotowany opis stanowiska i wykaz czynników szkodliwych w skierowaniu to podstawa – tylko wtedy lekarz medycyny pracy może dobrać zakres badań do realnych zagrożeń, a nie badać pracownika „w ciemno”.

Badania wstępne

Badania wstępne wykonuje się zawsze przed dopuszczeniem osoby do pracy na danym stanowisku, a obowiązek ich zlecenia leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Obejmują one osoby przyjmowane do pracy, młodocianych przenoszonych na inne stanowiska oraz pracowników kierowanych na stanowiska, gdzie występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, a także osoby obejmujące prace szczególnie niebezpieczne. Dzięki temu pierwszego dnia pracy pracownik nie zaczyna obowiązków „w ciemno”, tylko z aktualnym orzeczeniem lekarskim potwierdzającym brak przeciwwskazań.

Skierowanie na badania wstępne zawsze przygotowuje pracodawca, ponieważ to on odpowiada za ocenę warunków pracy na stanowisku i przekazanie tej informacji lekarzowi medycyny pracy. Skierowanie na badania musi zawierać w jednym dokumencie dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika, nazwę stanowiska lub kilku stanowisk, rodzaj badania profilaktycznego, dokładny opis warunków pracy i czynników szkodliwych wraz z poziomami narażenia, aktualne wyniki pomiarów tych czynników oraz podpis i pieczęć osoby upoważnionej ze strony pracodawcy. Bez tak przygotowanego dokumentu lekarz medycyny pracy nie będzie mógł prawidłowo ocenić ryzyka zawodowego.

Typowe rozstrzygnięcia lekarskie po badaniach wstępnych prezentują się następująco:

• zdolny do pracy bez ograniczeń,
• zdolny do pracy z określonymi ograniczeniami lub zaleceniami,
• niezdolny do pracy na danym stanowisku.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez ważnego orzeczenia lekarskiego, które jednoznacznie potwierdza brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu. Jeżeli pracownik nie stawił się na wymagane badania lub orzeczenie nie zostało wydane, pracownik nie może wykonywać pracy, a czas takiej nieobecności nie jest dla niego okresem płatnym, jeżeli przyczyna leży po jego stronie.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy upewnij się, że skierowanie dokładnie opisuje narażenia na stanowisku – brak precyzyjnego opisu jest najczęstszą przyczyną odrzucenia skierowania przez lekarza medycyny pracy.

Badania okresowe i kontrolne

Badania okresowe i badania kontrolne pełnią odmienną funkcję, choć obie grupy należą do badań profilaktycznych w rozumieniu art. 229 kp. Badania okresowe wykonuje się cyklicznie wszystkim zatrudnionym zgodnie z terminami wskazanymi w poprzednim orzeczeniu lekarskim, a ich częstotliwość zależy od rodzaju stanowiska i ekspozycji na czynniki szkodliwe lub niebezpieczne. Badania kontrolne są natomiast wymagane po każdej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą trwającą dłużej niż 30 dni, aby sprawdzić, czy pracownik może wrócić na dotychczasowe stanowisko, przy czym dokładne okresy i zasady określają odpowiednie rozporządzenia wykonawcze.

Aby lekarz mógł prawidłowo ustalić częstotliwość badań okresowych, opis stanowiska w skierowaniu powinien obejmować między innymi:

• czynniki szkodliwe i niebezpieczne występujące na stanowisku pracy,
• rodzaj i intensywność kontaktu z substancjami chemicznymi, pyłami, hałasem lub drganiami,
• informację o pracy na wysokości, w nocy, przy komputerze, w wymuszonej pozycji ciała lub w mikroklimacie szczególnym.

Brak aktualnych badań okresowych powoduje, że pracownik traci prawo do wykonywania pracy na danym stanowisku do czasu przeprowadzenia badań. Jednocześnie naraża to pracodawcę na poważne ryzyko prawne, w tym sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy oraz odpowiedzialność odszkodowawczą, jeżeli dojdzie do wypadku przy pracy lub wystąpi choroba zawodowa powiązana z nieaktualnym orzeczeniem.

Badania sanitarno-epidemiologiczne

Badania sanitarno-epidemiologiczne wymagane są w przypadku prac, przy których istnieje realna możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, co jest szczególnie istotne w gastronomii, ochronie zdrowia czy edukacji. Chodzi tu o stanowiska związane z żywnością, opieką nad pacjentami, dziećmi czy osobami szczególnie narażonymi, a także prace w łańcuchu dostaw produktów spożywczych. Tego typu badania często obejmują specyficzne procedury, takie jak badanie kału, wymazy z gardła czy nosa, badania w kierunku gruźlicy oraz inne testy infekcyjne wynikające z przepisów sanitarnych.

Badania sanitarno-epidemiologiczne przeprowadzają akredytowane laboratoria Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Wojskowej Inspekcji Sanitarnej oraz inne jednostki, które mają stosowne umowy z tymi organami. Wyniki badań przekładane są na orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania prac, przy których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub o czasowych czy trwałych przeciwwskazaniach do ich wykonywania. Jeżeli orzeczenie wskazuje przeciwwskazania, pracodawca musi – z zachowaniem poufności – odsunąć pracownika od prac stwarzających zagrożenie dla zdrowia publicznego.

Do grup zawodowych, dla których badania sanitarno-epidemiologiczne są typowym wymogiem, należą w szczególności:

• kucharze i inni pracownicy gastronomii,
• pracownicy stołówek, barów i zakładów żywienia zbiorowego,
• pielęgniarki, opiekunowie medyczni i personel szpitalny,
• nauczyciele i pracownicy żłobków oraz przedszkoli.

W przypadku badań sanitarno-epidemiologicznych pracodawca otrzymuje wyłącznie orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy w określonym zakresie, natomiast szczegółowa diagnoza i wyniki badań pozostają poufne i są dostępne tylko dla osoby badanej oraz lekarza.

Przy zatrudnianiu w branżach sanitarno-epidemiologicznych orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy nie zwalnia z obowiązku stosowania procedur higieniczno-sanitarnych i epidemiologicznych – to dwa równoległe wymagania, które musisz wypełniać niezależnie od siebie.

Orzeczenie lekarskie

Orzeczenie lekarskie jest końcowym dokumentem całego procesu badań i w praktyce decyduje o tym, czy możesz dopuścić daną osobę do pracy na konkretnym stanowisku. Zawiera ono informację o statusie zdolności do pracy (brak przeciwwskazań lub ich występowanie), ewentualne ograniczenia czy zalecenia dotyczące warunków pracy oraz okres ważności orzeczenia, czyli termin kolejnego badania okresowego. Orzeczenie wydaje wyłącznie lekarz medycyny pracy współpracujący z pracodawcą w ramach zawartej umowy ze służbą medycyny pracy.

Tak jak przy badaniach wstępnych, także każde inne badania profilaktyczne kończą się orzeczeniem, które co do zasady przyjmuje jedną z trzech form:

• zdolny do pracy na określonym stanowisku,
• zdolny do pracy na określonym stanowisku z ograniczeniami,
• niezdolny do pracy na określonym stanowisku.

Do pracodawcy trafia orzeczenie zawierające wyłącznie informację o istnieniu lub braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, a nie pełna dokumentacja medyczna pracownika, do której ma dostęp tylko osoba badana. Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie orzeczeń oraz kopii skierowań w aktach osobowych i dokumentacji medycznej pracownika, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o dokumentacji pracowniczej i ochronie danych. Okres przechowywania dokumentacji medycznej oraz zasadę jej udostępniania do wglądu pracownikowi trzeba oprzeć na konkretnych przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz wytycznych medycyny pracy.

Czy każdy pracownik musi przejść badania i kiedy?

Ogólna zasada wynikająca z Kodeksu pracy jest jasna – każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę musi przejść odpowiednie badania wstępne przed dopuszczeniem do pracy oraz badania okresowe i kontrolne w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy. Dotyczy to zarówno pracowników fizycznych, jak i biurowych, kadry kierowniczej czy członków zarządu zatrudnionych na umowę o pracę. Nie ma tutaj dowolności, a odmowa poddania się badaniom może zostać potraktowana jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Procedura przy zatrudnieniu wygląda zawsze podobnie, choć w praktyce firmy różnią się organizacją obiegu dokumentów. Najpierw jako pracodawca wystawiasz skierowanie na badania profilaktyczne z dokładnym opisem stanowiska i zagrożeń, następnie umawiasz badanie w jednostce medycyny pracy, z którą masz podpisaną umowę. Pracownik stawia się na badania w wyznaczonym terminie, a po ich zakończeniu lekarz wydaje orzeczenie, które ty otrzymujesz w formie przeznaczonej do akt osobowych. Dopiero po otrzymaniu informacji o braku przeciwwskazań możesz realnie dopuścić pracownika do wykonywania pracy na stanowisku wskazanym w skierowaniu.

Co mówi zasada 30 dni?

Tzw. zasada 30 dni pozwala uprościć procedurę badań przy zmianie pracodawcy lub powrocie do tego samego pracodawcy, ale tylko przy spełnieniu ściśle określonych warunków. Jeżeli pracownik posiada aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zatrudnienia, a nową pracę podejmie w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, nowy pracodawca może je uznać i nie kierować pracownika na kolejne badania wstępne. Warunkiem jest jednak, aby zakres narażeń i rodzaj pracy na nowym stanowisku były porównywalne z tymi opisanymi w poprzednim skierowaniu oraz aby nie upłynął termin ważności orzeczenia wskazany przez lekarza medycyny pracy.

Ograniczenia tej zasady są bardzo istotne i nie możesz ich lekceważyć, bo niewłaściwe zastosowanie wyjątku obciąża pracodawcę ryzykiem. Zasada 30 dni nie dotyczy stanowisk o innym profilu ryzyka niż dotychczasowe, prac wymagających badań sanitarno-epidemiologicznych niezależnie od przerwy w zatrudnieniu, ani osób przyjmowanych do prac szczególnie niebezpiecznych, dla których badania wstępne są zawsze obowiązkowe. Ponadto nawet przy formalnym spełnieniu warunków pracodawca może zlecić nowe badanie, jeżeli ma wątpliwości co do stanu zdrowia pracownika lub porównywalności warunków pracy.

Jakie są wyjątki dla samozatrudnionych i współpracujących osób?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, czyli przedsiębiorca jednoosobowy, co do zasady nie podlega obowiązkowi badań profilaktycznych w trybie pracowniczym, jeżeli sam nie jest zatrudniony na umowie o pracę i nie zatrudnia pracowników. Takie osoby nie muszą wykonywać badań wstępnych, okresowych ani kontrolnych jako „pracownicy”, choć z punktu widzenia zdrowia wiele z nich dobrowolnie korzysta z oferty takich jednostek jak Centrum Medycyny Pracy w Bielsku-Białej. Sytuacja zmienia się natychmiast, gdy taki przedsiębiorca zaczyna zatrudniać pracowników – wtedy wchodzi w pełni w reżim art. 229 kp jako pracodawca.

Istnieją jednak sytuacje, w których samozatrudniony lub osoba współpracująca musi przejść badania lekarskie zbliżone do tych pracowniczych, nawet bez klasycznego stosunku pracy, na przykład:

• gdy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy w warunkach narażenia wymagającego badań medycyny pracy, na przykład w gastronomii, przy żywności lub w ochronie zdrowia,
• gdy do danej działalności zastosowanie mają przepisy branżowe nakazujące posiadanie określonych orzeczeń lekarskich, na przykład w transporcie drogowym,
• gdy wymogu badań domaga się kontrahent ze względu na bezpieczeństwo i higienę pracy na własnym terenie.

W przypadku współpracujących osób, takich jak zleceniobiorcy, osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych czy kontraktów B2B, obowiązek badań może wynikać bezpośrednio z umowy lub z przepisów branżowych. Zlecający może zażądać przedstawienia aktualnego zaświadczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania określonych prac, a strony powinny w umowie jasno wskazać, kto ponosi koszty takich badań – najczęściej jest to podmiot zlecający, ale możliwe są inne uzgodnienia, byle nie pomijały one wymagań prawa dotyczących badań obowiązkowych, o czym trzeba pamiętać także przy rozliczaniu czasu poświęconego na badania.

Jak przygotować skierowanie i dokumentację badań?

Poprawnie sporządzone skierowanie na badania to dokument, bez którego lekarz medycyny pracy nie jest w stanie prawidłowo ocenić zdolności do pracy, dlatego musisz ująć w nim wszystkie wymagane elementy formalne. Należą do nich: pełne dane pracodawcy, dane pracownika wraz z numerem PESEL lub datą urodzenia, nazwa stanowiska pracy albo kilku stanowisk, opis narażeń zawodowych i warunków pracy, wskazanie typu badania (wstępne, okresowe, kontrolne lub sanitarno-epidemiologiczne), termin wykonania badania oraz podpis i pieczęć osoby reprezentującej pracodawcę. Braki lub ogólnikowość w opisie stanowiska mogą skutkować odrzuceniem skierowania przez lekarza.

Poza skierowaniem pracodawca powinien przechowywać także inne dokumenty związane z badaniami profilaktycznymi i medycyną pracy. Będą to przede wszystkim: kopie wszystkich skierowań, orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań lub ich istnieniu, karta badań medycyny pracy, informacje o terminach kolejnych badań okresowych oraz ewentualna korespondencja z jednostką medycyny pracy. Takie dokumenty muszą być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, a jednocześnie pracownik powinien mieć możliwość zapoznania się ze swoją dokumentacją w zakresie przewidzianym przez przepisy o dokumentacji medycznej i pracowniczej.

Jeżeli chodzi o czas przechowywania dokumentacji medycznej i orzeczeń lekarskich, konieczne jest odwołanie się do aktualnych przepisów o dokumentacji pracowniczej i medycznej, które szczegółowo wskazują minimalny okres przechowywania oraz zasady jej archiwizacji.

Kto ponosi koszty badań i jakie przysługują prawa pracownika?

Wszystkie obowiązkowe badania z zakresu medycyny pracy, w tym badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz sanitarno-epidemiologiczne, wykonuje się na koszt pracodawcy, który pokrywa zarówno opłatę za badanie i dokumentację, jak i wynagrodzenie za czas spędzony na badaniach w godzinach pracy. Jeżeli pracownik musi dojechać na badania do innej miejscowości, przysługują mu należności na pokrycie kosztów podróży według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych, natomiast kandydatowi do pracy taki zwrot zwykle nie przysługuje.

Pracownik objęty obowiązkowymi badaniami ma szereg praw, o których musisz go jasno informować:

• prawo do informacji o wyniku badania w zakresie zdolności do pracy na danym stanowisku,
• prawo do poufności diagnozy i szczegółowych danych medycznych, które nie są ujawniane pracodawcy,
• prawo do odwołania się lub wniosku o dodatkową opinię lekarską, zgodnie z procedurą przewidzianą w przepisach,
• prawo do otrzymania kopii orzeczenia lekarskiego oraz wglądu do własnej dokumentacji medycznej.

W praktyce pojawia się też kwestia kosztów dojazdu oraz innych wydatków związanych z badaniami, zwłaszcza gdy jednostka medycyny pracy znajduje się poza miejscem pracy. Jeżeli badania odbywają się w godzinach pracy, czas dojazdu i samo badanie wlicza się do czasu pracy, a pracownik zachowuje w tym czasie prawo do wynagrodzenia. Gdy z przyczyn organizacyjnych badanie odbywa się poza godzinami pracy, warto uregulować sposób rozliczenia takiego czasu w regulaminie pracy lub umowie, tak aby nie dochodziło do sporów co do nadgodzin czy zwrotu dodatkowych kosztów.

Jakie są konsekwencje prawne za brak badań lub odmowę?

Dla pracodawcy ignorowanie obowiązku badań profilaktycznych lub dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnego orzeczenia lekarskiego oznacza poważne ryzyko prawne. Po pierwsze, obowiązuje bezwzględny zakaz dopuszczania do pracy osób bez aktualnego orzeczenia, a jego naruszenie może zostać ujawnione podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub innego organu nadzoru. Po drugie, w razie wypadku przy pracy lub choroby zawodowej sądy często uznają brak ważnych badań za jedną z przyczyn zewnętrznych wypadku, co prowadzi do odpowiedzialności odszkodowawczej na podstawie przepisów kodeksu cywilnego oraz do możliwości nałożenia kar administracyjnych, a nawet odpowiedzialności karnej w razie rażących zaniedbań.

Po stronie pracownika skutkiem braku aktualnych badań jest przede wszystkim niemożność wykonywania powierzonych obowiązków do czasu uzyskania orzeczenia, co może prowadzić do przerwy w świadczeniu pracy i w wypłacie wynagrodzenia, jeżeli powodem był brak stawienia się na badania z winy pracownika. Bezpodstawna odmowa poddania się badaniom może zostać potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, a w skrajnych przypadkach nawet jako podstawa rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym, przy czym każdą taką sytuację trzeba oceniać indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności i dokumentacji.

W przypadku naruszenia przepisów o badaniach profilaktycznych lub wątpliwości co do prawidłowości działań pracodawcy można powołać lub zawiadomić odpowiednie organy kontrolne, takie jak:

• Państwowa Inspekcja Pracy,
• Państwowa Inspekcja Sanitarna (sanepid),
• sąd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy.

Co warto zapamietać?:

• Pracodawca ma bezwzględny obowiązek kierowania pracowników na badania wstępne, okresowe, kontrolne i – gdy wymagają tego przepisy – sanitarno‑epidemiologiczne; bez aktualnego orzeczenia lekarskiego pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy.
• Zakres badań zawsze wynika z realnych zagrożeń na stanowisku (czynniki szkodliwe, niebezpieczne, uciążliwe, kontakt z żywnością/pacjentami), dlatego kluczowe jest precyzyjne skierowanie na badania z opisem stanowiska i narażeń – braki formalne mogą skutkować odrzuceniem skierowania.
• Badania okresowe wykonuje się w terminach wskazanych w orzeczeniu, a kontrolne po chorobie trwającej ponad 30 dni; brak aktualnych badań oznacza zakaz pracy na stanowisku i grozi sankcjami PIP oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy.
• Tzw. zasada 30 dni pozwala wyjątkowo uznać aktualne orzeczenie z poprzedniej pracy tylko przy porównywalnych warunkach i zachowaniu terminu ważności; nie dotyczy prac szczególnie niebezpiecznych ani stanowisk wymagających badań sanitarno‑epidemiologicznych.
• Wszystkie obowiązkowe badania (wstępne, okresowe, kontrolne, sanitarno‑epidemiologiczne) finansuje pracodawca, wliczając czas badań w czas pracy; pracownik ma prawo do poufności danych medycznych, kopii orzeczenia i odwołania, a odmowa badań może stanowić ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.