Do kiedy pracodawca musi dać PIT? Terminy i obowiązki wyjaśnione

Nie wiesz, do kiedy pracodawca musi wystawić i wysłać PIT-11, abyś mógł spokojnie rozliczyć podatek dochodowy. Z tego artykułu dowiesz się, jakie terminy obowiązują pracodawcę wobec Urzędu Skarbowego i wobec Ciebie, w jakiej formie powinieneś dostać dokument oraz co zrobić, gdy PIT-11 wciąż nie nadchodzi. Poznasz też praktyczne sposoby na samodzielne rozliczenie podatku, jeśli pracodawca spóźni się z informacją.

Czym jest PIT-11 i jakie ma znaczenie dla pracownika?

PIT-11, czyli informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek, to urzędowy formularz sporządzany przez pracodawcę – płatnika dla konkretnego roku podatkowego. Obejmuje on osoby zatrudnione na umowę o pracę, a także na umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz inne formy, od których pracodawca oblicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek dochodowy.

Z Twojej perspektywy PIT-11 ma bardzo praktyczne znaczenie. Na jego podstawie przygotowujesz roczne zeznanie podatkowe, najczęściej PIT-37 lub PIT-36, a Urząd Skarbowy i Krajowa Administracja Skarbowa wykorzystują te dane w usłudze Twój e-PIT. To właśnie informacje z PIT-11 decydują, czy otrzymasz zwrot podatku, czy pojawi się dopłata podatku do zapłaty.

• PIT-11 zawiera m.in. dane identyfikacyjne podatnika i płatnika (PESEL lub NIP), wysokość przychodu, koszty uzyskania przychodu, pobrane zaliczki na podatek, składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz informacje o źródłach przychodu.

Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT-11 – kluczowe terminy

W przypadku formularza PIT-11 obowiązują dwa niezależne terminy. Jeden dotyczy przekazania informacji do Urzędu Skarbowego, a drugi doręczenia jej pracownikowi. To, że dokument trafił już do urzędu, nie oznacza jeszcze, że musi być w tym samym czasie u Ciebie.

Tak ustalone daty wynikają bezpośrednio z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz z Ordynacji podatkowej. We wszystkie wewnętrzne procedury firmy – urlopy w dziale kadr, awarie systemów, spiętrzenie prac – nie mają dla tych terminów żadnego znaczenia.

Termin przekazania do urzędu – 31 stycznia

Termin przekazania informacji PIT-11 do Urzędu Skarbowego upływa 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Chodzi tutaj o wysyłkę drogą elektroniczną do urzędu właściwego dla pracownika, realizowaną w ramach systemów obsługujących Krajową Administrację Skarbową (KAS).

Przekazanie PIT-11 po tym terminie powoduje powstanie opóźnienia, może wymagać składania korekt i naraża płatnika na możliwe sankcje finansowe przewidziane m.in. w Kodeksie Karnym Skarbowym. Nawet jeśli później dokument zostanie dosłany, urząd odnotuje, że obowiązek został wykonany po czasie.

• Ten termin dotyczy także informacji wystawianych po ustaniu zatrudnienia lub w razie likwidacji działalności pracodawcy, z uwzględnieniem szczególnych zasad opisanych przy wydawaniu PIT-11 po rozwiązaniu umowy.

Termin doręczenia pracownikowi – 28 lutego lub 2 marca 2026

Standardowo pracownik powinien otrzymać swój egzemplarz PIT-11 najpóźniej do 28 lutego roku następującego po roku podatkowym. Gdy 28 lutego wypada w dzień wolny od pracy, obowiązek doręczenia przechodzi na pierwszy dzień roboczy po tej dacie i dopiero ten dzień traktuje się jako ostatni możliwy termin.

Dla rozliczeń za 2025 rok sytuacja wygląda jednoznacznie. 28 lutego 2026 roku wypada w weekendostateczny praktyczny termin doręczenia PIT-11 pracownikowi to 2 marca 2026 roku. To właśnie tej daty powinieneś się trzymać, oczekując na swój dokument od pracodawcy.

• Jeśli nie otrzymasz PIT-11 do 2 marca 2026, skontaktuj się jak najszybciej z działem kadr lub księgowości i poproś o wyjaśnienie sytuacji.

W jakiej formie pracodawca musi przekazać PIT-11?

Trzeba rozróżnić dwie rzeczy: formę przekazania PIT-11 do Urzędu Skarbowego oraz formę doręczenia informacji pracownikowi, bo dla każdej z nich obowiązują inne zasady.

Wobec urzędu wymogi są bardzo rygorystyczne, ponieważ PIT-11 musi trafić elektronicznie, natomiast wobec pracownika dopuszczalne są różne formy – papierowa, elektroniczna albo odbiór osobisty. Ważne, aby były zgodne z przepisami, w tym z zasadą dobrowolnej zgody na formę elektroniczną oraz zapewniały czytelność dokumentu.

Przekazanie do urzędu – wyłącznie elektronicznie i z podpisem

Informację PIT-11 płatnik przekazuje do Urzędu Skarbowego wyłącznie drogą elektroniczną. Wymagany jest podpis elektroniczny akceptowany przez organ podatkowy, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny albo inny dopuszczalny mechanizm autoryzacji dla osób fizycznych, np. autoryzacja danymi identyfikacyjnymi.

Jeżeli płatnik nie dochowa tej formy, wysyła PIT w wersji papierowej albo bez prawidłowego podpisu elektronicznego, urząd może uznać informację za niezłożoną. W praktyce oznacza to konieczność ponownej wysyłki, opóźnienia w przetwarzaniu danych, a także ryzyko nałożenia sankcji administracyjnych lub finansowych.

Po każdej elektronicznej wysyłce PIT-11 sprawdzaj, czy w systemie pojawiło się urzędowe poświadczenie odbioru – tylko UPO potwierdza, że Urząd Skarbowy faktycznie przyjął Twoją informację.

Dostarczenie pracownikowi – papierowo, elektronicznie czy osobiście?

W stosunku do pracownika przepisy są bardziej elastyczne. Pracodawca może doręczyć PIT-11 w formie papierowej albo elektronicznej, jednak wysyłka elektroniczna (np. na e-mail lub do systemu kadrowego) jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy pracownik wyraził na nią zgodę. Jeżeli takiej zgody nie ma, dokument trzeba przekazać w formie papierowej.

Zgoda na wersję elektroniczną powinna być wyraźna, najlepiej pisemna lub w formie regulaminu, z którym pracownik się zapoznał. Należy także zapewnić, aby dokument był czytelny, kompletny i możliwy do zapisania lub wydrukowania, a w razie potrzeby pracownik mógł odebrać PIT-11 osobiście w siedzibie pracodawcy.

• Forma papierowa, forma elektroniczna za zgodą pracownika oraz osobisty odbiór w firmie to trzy podstawowe sposoby doręczenia PIT-11 pracownikowi.

Co zrobić gdy pracodawca nie wyśle PIT-11 na czas?

Brak PIT-11 bywa stresujący, ale nie zwalnia Cię z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego. W tej części znajdziesz prostą kolejność działań, która pomoże Ci doprowadzić sprawę do końca i jednocześnie zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych sporów z płatnikiem.

Możesz podjąć zarówno działania wewnętrzne, czyli w kontakcie z pracodawcą i działem kadr, jak i działania zewnętrzne, polegające na zgłoszeniu sprawy do Urzędu Skarbowego, Krajowej Administracji Skarbowej, a w razie potrzeby także do Państwowej Inspekcji Pracy lub na drogę cywilną.

Jakie kroki podjąć wobec pracodawcy i działu kadr?

1. Wyślij do pracodawcy lub działu kadr pisemne zgłoszenie, najlepiej e-mailem z potwierdzeniem odbioru, z prośbą o niezwłoczne przesłanie PIT-11.
2. Poproś o wyjaśnienie przyczyn opóźnienia oraz o wskazanie konkretnego terminu, w którym informacja zostanie Ci doręczona.
3. Zachowuj wszystkie dowody korespondencji z pracodawcą oraz dokumenty potwierdzające wypłatę wynagrodzeń, takie jak paski płacowe czy potwierdzenia przelewów.
4. Jeżeli mimo próśb pracodawca nadal nie reaguje, zgłoś sprawę do właściwego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o podjęcie działań i nałożenie sankcji na płatnika.
5. Rozważ kontakt z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem, aby omówić dalsze kroki i ewentualne roszczenia wobec pracodawcy.
6. W ostateczności możesz wystąpić na drogę sądową, jeśli zaniedbania pracodawcy spowodowały u Ciebie realne straty finansowe, np. naliczenie odsetek za opóźnione rozliczenie.

Nie warto zwlekać z reakcją na brak PIT-11. Roczne zeznanie podatkowe za dany rok co do zasady składa się do 30 kwietnia następnego roku, dlatego działania wobec pracodawcy najlepiej podjąć jak najszybciej, aby przed tą datą mieć komplet dokumentów lub przynajmniej zgromadzone dowody do samodzielnego rozliczenia.

Zawsze wysyłaj żądanie doręczenia PIT-11 w formie pozwalającej na łatwe przechowywanie, np. mail z potwierdzeniem odbioru lub wewnętrzne pismo z podpisem – to bardzo ważny dowód przy ewentualnym zgłoszeniu sprawy do Urzędu Skarbowego.

Jak rozliczyć PIT samodzielnie gdy brak PIT-11 i jakie dowody zebrać?

Nawet jeśli nie otrzymasz PIT-11, możesz samodzielnie rozliczyć podatek na podstawie posiadanych dokumentów. Wymaga to jednak dokładnego zebrania wszystkich dowodów wypłaty wynagrodzeń oraz ewentualnych kosztów uzyskania przychodu, tak aby Twoje wyliczenia były możliwie najbliższe rzeczywistości.

• paski wynagrodzeń z całego roku,
• potwierdzenia przelewów wynagrodzenia na konto bankowe,
• kopie umów, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia czy umowa o dzieło,
• rachunki lub odcinki wypłat, jeśli były wystawiane przy umowach cywilnoprawnych,
• zaświadczenia od pracodawcy o wypłaconych kwotach, jeśli uda się je pozyskać,
• dokumenty z ZUS, np. RMUA lub inne potwierdzenia opłaconych składek,
• dokumenty potwierdzające poniesione koszty uzyskania przychodu, np. bilety miesięczne przy dojazdach, jeśli stosujesz rzeczywiste koszty,
• dowody innych dochodów z pracy dla tego pracodawcy, jeśli nie były ujmowane w standardowych paskach płacowych.

Przy samodzielnym rozliczeniu wybierz formularz PIT odpowiedni do uzyskiwanych dochodów, najczęściej PIT-37 albo PIT-36, i skorzystaj z systemu e-Urząd Skarbowy lub Twój e-PIT. Wpisz dane ręcznie, opierając się na zgromadzonych dokumentach, a następnie przechowuj całą dokumentację, aby w razie kontroli móc wykazać, skąd wzięły się konkretne kwoty.

Najważniejsze przy samodzielnym rozliczeniu są paski wynagrodzeń oraz potwierdzenia przelewów wynagrodzenia na konto, bo to one pokazują, jakie kwoty faktycznie trafiły do Twojej dyspozycji i ułatwiają odtworzenie zaliczek i składek – warto mieć je także w wersji papierowej, aby szybko okazać je podczas ewentualnej kontroli.

Kiedy pracodawca nie musi wystawiać PIT-11?

Nie w każdej relacji finansowej z firmą otrzymasz PIT-11. Istnieją sytuacje, w których płatnik w ogóle nie ma obowiązku sporządzania tej informacji, mimo że wypłacał Ci wynagrodzenie lub należność. Dotyczy to przede wszystkim określonych umów cywilnoprawnych oraz osób rozliczających się samodzielnie z działalności gospodarczej.

Jeżeli działasz w modelu B2B i prowadzisz działalność gospodarczą, rozliczasz przychody na podstawie faktur, więc kontrahent nie wystawia Ci PIT-11. W innych sytuacjach część świadczeń może być raportowana przez inne instytucje, np. ZUS wystawia informacje PIT-11A czy PIT-40A w zakresie wypłacanych świadczeń, zamiast Twojego byłego pracodawcy.

• Obowiązek lub brak obowiązku wystawienia PIT-11 zależy od rodzaju umowy, wysokości i charakteru wypłat oraz Twojego statusu podatkowego, np. czy działasz jako przedsiębiorca z NIP-em VAT, czy jako osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Jakie są konsekwencje dla pracodawcy za nieterminowe przekazanie PIT-11?

Jeśli pracodawca nie przekaże PIT-11 w ustawowym terminie, naraża się na konsekwencje przewidziane w przepisach podatkowych, w szczególności w Kodeksie Karnym Skarbowym. Może to oznaczać sankcje administracyjne i finansowe, a także konieczność składania dodatkowych wyjaśnień i korekt.

Typowe następstwa to obowiązek wysłania korekty PIT-11 do Urzędu Skarbowego, możliwość nałożenia kar pieniężnych przez urząd za zbyt późne złożenie informacji, a także ryzyko sporów z pracownikami, którzy nie mieli możliwości terminowego rozliczenia podatku. Dla firmy oznacza to dodatkowe obciążenia organizacyjne i dokumentacyjne.

• Urząd Skarbowy może m.in. wezwać płatnika do złożenia wyjaśnień, nałożyć karę grzywny albo wszcząć postępowanie karnoskarbowe, jeśli naruszenia są poważne lub powtarzalne.

Podsumowanie: Do kiedy pracodawca ma obowiązek wysłać PIT?

Dla porządku warto zebrać w jednym miejscu najważniejsze daty i zasady. Do Urzędu Skarbowego PIT-11 trafia co do zasady do 31 stycznia, w formie elektronicznej z ważnym podpisem elektronicznym. Do pracownika informacja powinna zostać doręczona do 28 lutego, a gdy jest to dzień wolny – w pierwszym dniu roboczym po tej dacie, co dla rozliczeń za 2025 rok oznacza 2 marca 2026. Wobec urzędu forma jest wyłącznie elektroniczna, natomiast wobec pracownika dopuszczalny jest papier, dokument elektroniczny za zgodą lub odbiór osobisty.

Jeżeli PIT-11 nie dotrze do Ciebie w terminie, zacznij od kontaktu z pracodawcą i działem kadr, a w razie braku reakcji zgłoś sprawę do Urzędu Skarbowego i przygotuj się do rozliczenia na podstawie własnych dokumentów. Dzięki paskom płacowym, potwierdzeniom przelewów oraz kopiom umów jesteś w stanie samodzielnie wypełnić roczny PIT i uniknąć problemów z niedotrzymaniem terminu złożenia zeznania.

Przechowuj wszystkie dowody otrzymania wynagrodzeń i korespondencji z pracodawcą przez co najmniej 5 lat – znacznie ułatwia to samodzielne rozliczenie podatku i obronę swoich racji przy ewentualnej kontroli podatkowej.

Co warto zapamietać?:

• PIT-11 to kluczowa informacja od płatnika (pracodawcy, zleceniodawcy) o dochodach, zaliczkach na podatek i składkach ZUS – na jej podstawie składasz PIT-37/PIT-36 lub korzystasz z usługi Twój e-PIT.
• Terminy: do Urzędu Skarbowego PIT-11 musi trafić elektronicznie do 31 stycznia (następny dzień roboczy, gdy to dzień wolny); do pracownika – do 28 lutego lub pierwszego dnia roboczego po tej dacie (za 2025 r. najpóźniej 2 marca 2026).
• Forma: do US wyłącznie elektronicznie z ważnym podpisem elektronicznym; pracownik może otrzymać PIT-11 papierowo, elektronicznie (tylko za jego zgodą) lub odebrać osobiście – dokument musi być czytelny i możliwy do zapisania/wydruku.
• Gdy PIT-11 nie nadchodzi, nadal musisz złożyć zeznanie: najpierw pisemnie interweniuj u pracodawcy/kadr, gromadź dowody (paski płacowe, przelewy, umowy, dokumenty z ZUS), a w razie braku reakcji zgłoś sprawę do US, ewentualnie PIP lub na drogę sądową.
• Pracodawca nie zawsze ma obowiązek wystawiać PIT-11 (np. przy B2B, części umów cywilnoprawnych, świadczeniach raportowanych przez ZUS); za nieterminowe lub wadliwe przekazanie PIT-11 grożą mu sankcje z Kodeksu karnego skarbowego, kary finansowe i obowiązek korekt.