Jak założyć firmę transportową? Przewodnik krok po kroku

Chcesz zarabiać na transporcie, obsługując budowy, ekipy wykończeniowe albo duże centra ogrodnicze, ale nie wiesz od czego zacząć. Firma transportowa wyspecjalizowana w przewozie kruszyw, stali, prefabrykatów, betonu czy roślin może stać się stabilnym zapleczem dla Twoich klientów. Z tego przewodnika dowiesz się, jak krok po kroku założyć taką działalność w Polsce i przejść przez formalności bez chaosu.

Jak założyć firmę transportową – etapy krok po kroku?

W transporcie na rzecz budownictwa i ogrodnictwa warto ułożyć prostą ścieżkę działań, która pozwoli Ci bezpiecznie dojść od pomysłu do pierwszego przewozu materiałów czy maszyn, dlatego całość procesu można ująć w osiem praktycznych kroków:

• Krok 1 – rejestracja działalności (CEIDG lub KRS)
• Krok 2 – wybór formy działalności i opodatkowania
• Krok 3 – zdobycie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych
• Krok 4 – uzyskanie licencji transportowej krajowej i Licencji Wspólnotowej
• Krok 5 – zabezpieczenie finansowania i zdolności finansowej
• Krok 6 – zakup lub leasing pojazdów i ich ubezpieczenie
• Krok 7 – organizacja bazy eksploatacyjnej i zaplecza technicznego
• Krok 8 – pozyskiwanie zleceń i wejście na giełdy transportowe

Za Krok 1 i 2 odpowiada zwykle właściciel firmy albo pełnomocnik księgowy. Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG zajmuje najczęściej od 1 do 3 dni roboczych, spółki z o.o. w KRS około 7–21 dni w zależności od sądu rejestrowego. Do wniosku CEIDG-1 potrzebujesz danych osobowych, adresu siedziby, wybranego kodu PKD 49.41.Z – transport drogowy rzeczy, formy opodatkowania i zgłoszenia do VAT, jeśli planujesz wyższe obroty.

Krok 3 czyli zdobycie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych leży po stronie właściciela albo osoby wyznaczonej jako zarządzający transportem. Egzamin organizuje Instytut Transportu Samochodowego (ITS), a cały proces z przygotowaniem i oczekiwaniem na termin to zwykle od 4 do 8 tygodni. Wymagane są zgłoszenie na egzamin, dowód tożsamości, dowód opłaty egzaminacyjnej oraz wniosek o wydanie certyfikatu po zdaniu testu.

Za Krok 4 i 5 – licencje i zdolność finansową – odpowiada przedsiębiorca lub pełnomocnik działający na podstawie pisemnego umocowania. Licencję krajową zwykle wydaje starostwo powiatowe, a Licencję Wspólnotową na transport międzynarodowy Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD). Rozpatrzenie kompletnego wniosku trwa praktycznie od 7 do 30 dni roboczych. Konieczne są między innymi: odpis Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, dokumenty potwierdzające zdolność finansową w wysokości 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy kolejny powyżej 3,5 t DMC lub 900 euro na pojazdy 2,5–3,5 t, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1071/2009.

Krok 6, 7 i 8 to już etap stricte operacyjny po stronie właściciela firmy lub dyspozytora. Zakup bądź leasing ciężarówki do wożenia betonu, kostki brukowej czy elementów prefabrykowanych wraz z polisami OC, AC i OCP trwa z reguły 1–3 tygodnie, w zależności od dostępności pojazdów. Organizacja bazy eksploatacyjnej oraz pierwsze działania sprzedażowe – wejście na TIMOCOM Marketplace czy Trans.eu – to kolejne 2–4 tygodnie, podczas których zbierasz dokumenty ubezpieczeniowe, referencje i przygotowujesz ofertę dla firm budowlanych.

W praktyce założenie firmy transportowej w Polsce zajmuje najczęściej od około 4 do 12 tygodni. Sama rejestracja działalności to zwykle 1–3 dni, czas na zdobycie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych wraz z egzaminem to około 4–8 tygodni według harmonogramów ITS, a uzyskanie licencji krajowej i Licencji Wspólnotowej kolejne 2–4 tygodnie w zależności od obciążenia urzędów. Dane szczegółowe należy zawsze porównać z aktualnymi informacjami na stronach GITD oraz w treści ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Jeżeli zastanawiasz się, ile kosztuje start, to w typowej firmie nastawionej na przewóz materiałów budowlanych łączny wydatek na formalności, pierwszy pojazd, polisę OCP, opłaty licencyjne, wkład własny do leasingu i bazę eksploatacyjną zaczyna się mniej więcej od 50 000–80 000 zł, a przy transporcie międzynarodowym zestawami powyżej 3,5 t DMC sięga kilkuset tysięcy złotych. Szczegółowy rozkład kosztów znajdziesz w części poświęconej finansowaniu, gdzie omówione są pojazdy, ubezpieczenia, opłaty urzędowe, paliwo, wynagrodzenia kierowców i rezerwy na niespodziewane wydatki.

Jak zdobyć certyfikaty, licencje i zezwolenia?

Jeśli chcesz zarobkowo przewozić stal z huty na budowę, prefabrykaty żelbetowe, beton na wylewki albo rośliny do dużego centrum ogrodniczego, musisz mieć odpowiednie uprawnienia. Przewóz towarów na zlecenie w Polsce i w Unii Europejskiej wymaga innego zestawu dokumentów przy transporcie krajowym i międzynarodowym. Dodatkowo Pakiet Mobilności zrównał wymagania dla pojazdów 2,5–3,5 t DMC wykonujących przewozy międzynarodowe z flotą ciężką, dlatego coraz więcej firm potrzebuje zarówno licencji krajowej, jak i Licencji Wspólnotowej.

W typowej firmie przewożącej materiały budowlane lub maszyny budowlane lista wymaganych dokumentów i wpisów obejmuje między innymi:

• Certyfikat Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym rzeczy
• licencję krajową na zarobkowy transport drogowy rzeczy
• Licencję Wspólnotową przy przewozach międzynarodowych
• ewentualne zezwolenia na kabotaż oraz przewozy ADR, jeśli wozić będziesz np. chemie budowlaną
• wpis do rejestru przewoźników drogowych prowadzonego przez właściwy organ

Brak wymaganych licencji czy certyfikatów w transporcie budowlanym może szybko zniszczyć renomę firmy. Inspekcja Transportu Drogowego może nałożyć wysokie kary administracyjne, wstrzymać przewóz na miejscu budowy, a nawet skierować pojazd na parking strzeżony, co generuje dodatkowe koszty postoju. Konsekwencją bywa także cofnięcie licencji i utrata dużych kontraktów z generalnymi wykonawcami, którzy wymagają od przewoźników pełnej zgodności z przepisami.

Co to jest certyfikat kompetencji zawodowych?

Certyfikat Kompetencji Zawodowych w transporcie drogowym rzeczy to dokument potwierdzający, że dana osoba ma wiedzę i umiejętności do zarządzania firmą transportową. Uprawnia do pełnienia funkcji osoby zarządzającej transportem w przedsiębiorstwie i jest wymagany przez rozporządzenie (WE) nr 1071/2009 dla co najmniej jednej osoby w każdej firmie wykonującej zawodowo przewóz drogowy.

Najczęściej certyfikat uzyskuje się przez zdanie egzaminu państwowego organizowanego przez Instytut Transportu Samochodowego (ITS) albo komisje działające z jego upoważnienia. Zakres egzaminu obejmuje między innymi przepisy ruchu drogowego, organizację przewozów, koszty działalności, rozliczanie czasu pracy kierowców, obsługę tachografów oraz elementy prawa cywilnego i handlowego. Do rejestracji na egzamin potrzebujesz wniosku, kopii dokumentu tożsamości, potwierdzenia opłaty egzaminacyjnej i wniosku o wydanie certyfikatu, a według danych ITS łączny koszt egzaminu i wydania dokumentu to około 800 zł.

Część osób może ubiegać się o zwolnienie z egzaminu na podstawie odpowiednich studiów, ale warunkiem jest zbieżność programu z zakresem z załącznika I do rozporządzenia 1071/2009. Przepisy przewidują również okresy przejściowe oraz uznawanie doświadczenia zawodowego, jednak zasady regularnie się zmieniają. Warto każdorazowo sprawdzić aktualne wymagania w komunikatach ITS i treści ustawy o transporcie drogowym, ponieważ brak aktualnego certyfikatu może zablokować wydanie lub przedłużenie licencji.

Jak uzyskać licencję krajową i licencję wspólnotową?

Licencja krajowa jest potrzebna, gdy zarobkowo przewozisz towary tylko na terenie Polski na zlecenie innych podmiotów, na przykład wożąc kruszywo na budowy dróg czy płyty gipsowe do hurtowni. Licencja Wspólnotowa wymagana jest przy przewozach międzynarodowych w Unii Europejskiej i EOG, na przykład gdy dostarczasz prefabrykaty z Polski na budowę w Niemczech. Licencje krajowe wydaje co do zasady starostwo powiatowe właściwe dla siedziby firmy, a Licencję Wspólnotową wydaje Główny Inspektorat Transportu Drogowego w Warszawie.

Procedura uzyskania licencji transportowej zarówno krajowej, jak i wspólnotowej obejmuje następujące etapy, które musisz zaplanować w czasie:

• złożenie kompletnego wniosku do właściwego organu na urzędowym formularzu
• udokumentowanie wymaganej zdolności finansowej na każdy pojazd
• przedstawienie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych osoby zarządzającej transportem
• dołączenie polis OC, AC i OCP oraz potwierdzenie opłaty za wydanie licencji i odpisów

W praktyce organy administracji deklarują, że wnioski kompletne rozpatrują w terminie do 30 dni, jednak w wielu starostwach i w GITD licencje są wydawane szybciej, często w ciągu 7–21 dni. Opłaty administracyjne wynikają z ustawy o transporcie drogowym oraz aktów wykonawczych. Przykładowo, zgodnie z obowiązującym cennikiem GITD licencja na międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy na okres 5 lat to około 4000 zł plus około 440 zł za każdy odpis, a licencja na 10 lat około 8000 zł i 880 zł za odpis. Przed złożeniem dokumentów musisz zweryfikować aktualne stawki na stronie GITD i w najnowszym rozporządzeniu Ministra Infrastruktury dotyczącym opłat.

Jakie dokumenty i terminy trzeba przewidzieć przy wniosku o licencję?

We wniosku o licencję na przewóz materiałów budowlanych czy maszyn wymagana dokumentacja zwykle obejmuje jedną, rozbudowaną listę, w której znajdują się: sam wniosek, dokumenty potwierdzające posiadaną zdolność finansową, odpis Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, polisy ubezpieczeniowe OC, AC oraz OCP, dokumenty rejestracyjne pojazdów lub umowy leasingu oraz ewentualne pełnomocnictwa dla osoby składającej wniosek.

Zdolność finansowa to po prostu wykazanie, że firma jest w stanie pokrywać bieżące koszty operacyjne i zobowiązania wobec kontrahentów. Oblicza się ją zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, stosując przelicznik 9000 euro na pierwszy pojazd i 5000 euro na każdy kolejny powyżej 3,5 t albo 900 euro na pojazdy 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym. Jako dowód możesz przedstawić roczne sprawozdanie finansowe, zaświadczenie z banku o środkach na rachunku, gwarancję bankową lub polisę odpowiedzialności zawodowej. Szczegółowe wytyczne znajdziesz w objaśnieniach do wniosku GITD oraz w interpretacjach Ministra Infrastruktury.

Postępowanie administracyjne w sprawie licencji powinno zakończyć się w ciągu jednego miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 2 miesięcy zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego. W praktyce przy kompletnych dokumentach urzędy wyrabiają się szybciej, choć przy dużej liczbie wniosków mogą pojawić się opóźnienia. Jeśli otrzymasz decyzję odmowną, przysługuje Ci odwołanie do organu wyższej instancji w terminie 14 dni, co również trzeba uwzględnić w harmonogramie startu firmy.

Przed wysłaniem wniosku o licencję zweryfikuj równolegle wymagania Pakietu Mobilności dotyczące organizacji czasu pracy kierowców i powrotu pojazdu do bazy, bo brak zgodności z tymi zasadami może być powodem odmowy wydania albo cofnięcia licencji.

Jak wybrać formę działalności i opodatkowanie?

W transporcie obsługującym budowy, składy budowlane i duże hurtownie ogrodnicze ryzyko odpowiedzialności za towar i wypadki na drodze jest wysokie. Dlatego forma działalności i sposób opodatkowania powinny zabezpieczać zarówno majątek prywatny właściciela, jak i wizerunek firmy wobec dużych kontrahentów, którzy często oczekują stabilnych, dobrze zorganizowanych przewoźników.

Wybierając formę działalności dla firmy przewożącej materiały budowlane, warto porównać kilka kryteriów, które wpływają na całą dalszą strategię:

• zakres odpowiedzialności majątkiem prywatnym przedsiębiorcy i wspólników
• koszty założenia i prowadzenia działalności oraz wymagany kapitał
• sposób i poziom opodatkowania przy różnych dochodach
• zakres i złożoność księgowości oraz obowiązków sprawozdawczych

Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest jednoosobowa działalność gospodarcza dla mikroprzewoźników i kierowców typu owner driver, którzy rozpoczynają od jednego auta i samodzielnie obsługują klientów z branży budowlanej. Dla firm, które od razu planują większą flotę i kontrakty z generalnymi wykonawcami, korzystniejsze bywa założenie spółki z o.o.. JDG oznacza prostą rejestrację w CEIDG, niższe koszty księgowości i brak kapitału zakładowego, ale również odpowiedzialność za zobowiązania firmy całym majątkiem. Spółka z o.o. wymaga wpisu do KRS, kapitału minimum 5000 zł i pełnej księgowości, za to buduje w oczach dużych kontrahentów większą wiarygodność i oddziela prywatny majątek wspólników od majątku firmy.

Jak wybrać między jednoosobową działalnością a spółką z o.o.?

Decyzja pomiędzy JDG a spółką z o.o. w transporcie budowlanym sprowadza się do trzech zagadnień. Po pierwsze odpowiedzialność osobista – w JDG odpowiadasz za roszczenia z tytułu uszkodzonego ładunku czy wypadku komunikacyjnego całym majątkiem, podczas gdy w spółce z o.o. co do zasady odpowiada sama spółka swoim majątkiem. Po drugie wymagania kapitałowe – JDG nie wymaga kapitału zakładowego, a spółka z o.o. wymaga co najmniej 5000 zł, choć w praktyce przy inwestycji w kilka ciągników siodłowych i naczepę kwota ta jest niewielka. Po trzecie zdolność kredytowa i preferencje kontrahentów – wiele dużych firm budowlanych i deweloperów preferuje współpracę ze spółkami przy większych kontraktach, co ułatwia negocjacje i dostęp do leasingu czy kredytów inwestycyjnych.

JDG sprawdzi się, gdy zaczynasz od jednego auta do 3,5 t DMC i obsługujesz lokalne hurtownie materiałów, małe firmy remontowe czy ogrodnicze. Masz wtedy niższe koszty księgowości, możesz skorzystać z preferencyjnych składek ZUS i szybkiej rejestracji online. Spółka z o.o. jest natomiast sensownym wyborem, gdy planujesz od razu flotę kilku ciężarówek, kontrakty na transport prefabrykatów, betonu czy stali na duże budowy i chcesz chronić prywatny majątek przed skutkami poważnych szkód. Przy większej skali działalności i zatrudnieniu kilku kierowców pełna księgowość w spółce z o.o. staje się standardem, a koszty obsługi rozkładają się na większe obroty.

Jak dobrać formę opodatkowania – PIT, CIT czy ryczałt?

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jesteś wspólnikiem spółki osobowej, Twoje dochody z firmy opodatkowane są PIT w jednej z form: skala podatkowa 12 i 32 procent, podatek liniowy 19 procent albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie stawka dla usług transportu rzeczy wynosi najczęściej 5,5 lub 8,5 procent. W spółce z o.o. dochód spółki opodatkowany jest podatkiem CIT – 9 procent przy przychodach do równowartości 2 milionów euro rocznie i 19 procent powyżej tego progu, zgodnie z ustawą o CIT.

Aby zobaczyć różnicę, warto przeanalizować prosty przykład firmy przewożącej materiały budowlane. Załóżmy, że roczny przychód z transportu prefabrykatów i stali wynosi 1 000 000 zł, a koszty paliwa, wynagrodzeń kierowców, leasingu, serwisu, opłat drogowych e‑TOLL i ubezpieczeń to 800 000 zł. Dochód to 200 000 zł. Przy podatku liniowym 19 procent zapłacisz około 38 000 zł podatku, przy skali podatkowej 12 i 32 procent wysokość daniny zależy od pozostałych dochodów przedsiębiorcy i przekroczenia progu, a przy ryczałcie 5,5 procent naliczasz podatek od przychodu, czyli 55 000 zł, bez możliwości odliczenia kosztów. W spółce z o.o. przy dochodzie 200 000 zł i stawce CIT 9 procent podatek spółki wyniósłby 18 000 zł, ale wypłata zysku wspólnikom w formie dywidendy rodzi kolejne 19 procent podatku. Szczegółowe zasady naliczania podatków określa ustawa o PIT i ustawa o CIT, a ich interpretacja powinna być uzgodniona z doradcą podatkowym.

Jakie obowiązki ZUS i VAT obowiązują w firmie transportowej?

Każda firma transportowa musi rozliczać składki w ZUS oraz prawidłowo rozliczać VAT od usług przewozu. Właściciel JDG zgłasza się w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności na formularzu ZUS ZUA lub ZZA, korzystając często przez pierwsze 24 miesiące z ulgi na start i preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne. Jako pracodawca musisz także naliczać składki ZUS od wynagrodzeń kierowców zatrudnionych na umowę o pracę albo zlecenie, a w przypadku większych flot są to miesięcznie kwoty liczona w dziesiątkach tysięcy złotych.

W transporcie na rzecz firm budowlanych rejestracja do VAT jako podatnik czynny jest w praktyce standardem, nawet gdy obroty początkowo nie przekraczają limitu 200 000 zł. Umożliwia to odliczanie VAT od paliwa, części zamiennych, serwisu i rat leasingowych, a także wystawianie faktur z VAT dla generalnych wykonawców, którzy wymagają pełnego odliczenia. Usługi transportowe dla kontrahentów z innych krajów UE wymagają również rejestracji do VAT UE i rozliczania transakcji zgodnie z ustawą o VAT oraz rozporządzeniami wykonawczymi.

Przy obsłudze budów i hurtowni budowlanych VAT ma także swoją specyfikę. Możesz odliczać podatek od paliwa dla ciężarówek używanych wyłącznie do działalności oraz od zakupów sprzętu zabezpieczającego ładunek, jak pasy czy łańcuchy. Świadcząc usługi transportowe musisz prowadzić kompletną dokumentację przewozową, w tym listy przewozowe, zlecenia transportowe i raporty z systemów GPS lub e-TOLL, co ułatwia udowodnienie wykonania usługi w razie kontroli. Współpraca z dużymi składami budowlanymi i deweloperami zwykle oznacza rozbudowany obieg dokumentów i szczegółowe wymagania dotyczące fakturowania.

Oprócz dokumentów podatkowych i ubezpieczeniowych firma transportowa prowadząca przewozy na rzecz branży budowlanej musi zadbać o pełny zestaw dokumentów kadrowo płacowych, do których często wracają kontrolerzy

• umowy o pracę lub umowy zlecenia kierowców oraz aneksy
• ewidencję i rozliczenia czasu pracy kierowców, w tym delegacje i diety
• dokumentację wypłat ryczałtów za noclegi i inne należności związane z podróżami służbowymi

Jak przygotować finansowanie i oszacować koszty – kwoty i źródła

Transport materiałów budowlanych i maszyn to kapitałochłonna działalność, dlatego od początku musisz zaplanować źródła finansowania. W polskiej praktyce przewoźnicy najczęściej korzystają z leasingu operacyjnego, leasingu finansowego, kredytu inwestycyjnego, środków własnych oraz dotacji z programów krajowych i unijnych, na przykład z Urzędu Pracy, NFOŚGW czy programów PFR. Leasing opłaca się szczególnie wtedy, gdy chcesz szybko zbudować flotę do obsługi jednego lub kilku dużych kontraktów budowlanych, a środki własne przeznaczyć na paliwo i rezerwę płynności.

W firmie obsługującej budownictwo najważniejsze koszty stałe to raty leasingu za pojazdy, wynagrodzenia kierowców, ubezpieczenia, opłaty za bazę i systemy telematyczne takie jak MYTRACKO czy systemy do rozliczania e-TOLL. Koszty zmienne to przede wszystkim paliwo, serwis, opony, opłaty drogowe, ewentualne kary i koszty postoju na budowach. Aby obliczyć próg rentowności, stosuje się prostą metodę kosztu na kilometr i przychodu na kilometr. Na przykład ciężarówka wożąca kruszywo na budowy wykonuje rocznie 120 000 km, a łączny koszt eksploatacji wynosi 480 000 zł, co daje 4 zł kosztu na 1 km. Jeśli średnia stawka za kilometr frachtowy wynosi 5 zł, to marża brutto to 1 zł na kilometr, czyli 120 000 zł rocznie przed podatkiem. Zmiana stawek paliwa lub pustych przebiegów natychmiast wpływa na ten wynik, dlatego analityka kosztu na kilometr jest w transporcie budowlanym niezbędna.

Dostępne są różne źródła finansowania, które możesz łączyć w zależności od skali inwestycji i wymagań kontrahentów, między innymi:

• leasing operacyjny lub finansowy pojazdów ciężarowych i naczep
• kredyt bankowy inwestycyjny lub obrotowy na paliwo i płynność
• faktoring należności od dużych firm budowlanych i deweloperów
• dotacje i pożyczki preferencyjne z Urzędu Pracy, NFOŚGW czy programów PFR

Rezerwę finansową warto utrzymać na poziomie co najmniej 3–6 miesięcy kosztów stałych takich jak płace, raty leasingu i paliwo, ponieważ w transporcie budowlanym sezonowość oraz awarie sprzętu bardzo szybko zaburzają płynność finansową.

Jak wyposażyć flotę i zorganizować bazę eksploatacyjną

Wybierając pojazdy do przewozu materiałów budowlanych, maszyn czy roślin, musisz patrzeć dalej niż tylko na cenę zakupu. Ładowność, typ zabudowy, rodzaj naczepy, napęd na odpowiednią oś, możliwość montażu HDS oraz ewentualne wymogi ADR przy przewozie chemii budowlanej decydują o tym, czy Twoja firma będzie atrakcyjna dla wykonawców robót. Inny zestaw dobierzesz pod transport stali i prefabrykatów, a inny do przewozu kruszywa, piasku czy ziemi ogrodniczej.

Ciężarówka pracująca na budowach powinna mieć także kilka elementów wyposażenia, które ułatwiają codzienną pracę i podnoszą bezpieczeństwo ładunku:

• pasy ładunkowe, łańcuchy i narożniki ochronne dopasowane do masy stali, palet z kostką czy bloczków
• plandeki i siatki zabezpieczające materiały sypkie oraz odporne na wiatr i deszcz
• systemy zabezpieczeń ładunku na naczepie, kliny pod koła i podpory pod długie elementy
• podstawowe narzędzia do załadunku i rozładunku, takie jak łopaty, szczotki, kliny, stojaki

Baza eksploatacyjna w firmie transportowej obsługującej budownictwo to nie tylko miejsce parkowania pojazdów. Musisz zapewnić bezpieczny parking, często utwardzony plac, miejsce do drobnych napraw, magazyn opon i części zamiennych oraz pomieszczenia socjalne dla kierowców i dyspozytorów. Ubezpieczyciele oraz przepisy lokalne wielu gmin wymagają ogrodzenia terenu, monitoringu wizyjnego i odpowiedniego oświetlenia, zwłaszcza jeśli przechowujesz drogi sprzęt jak naczepy niskopodwoziowe czy maszyny budowlane klientów.

Dobrze zaplanowany system utrzymania ruchu w firmie przewozowej oznacza, że każdy pojazd ma swój harmonogram przeglądów, wymian opon i serwisu. Dokumentacja techniczna, przeglądy okresowe, legalizacje tachografów i badania dla transportu ADR muszą być uporządkowane i dostępne na wypadek kontroli. Wiele firm korzysta dziś z narzędzi telematycznych i aplikacji, które przypominają o terminach oraz rejestrują historię napraw, co ogranicza ryzyko nagłych awarii w trasie na budowę.

Transport produktów dla branży budowlanej ma także specyficzne wymagania. Materiały sypkie wymagają odpowiednich wywrotek lub silosów i zabezpieczeń przed rozsypaniem, długie elementy stalowe wymagają przedłużonych naczep i odpowiednich punktów mocowania. Rośliny i elementy małej architektury ogrodowej trzeba chronić przed uszkodzeniem mechanicznym i wysychaniem, często stosując zabudowy z plandekami oraz dodatkowe pasy i przekładki. Im lepiej dostosujesz flotę do realnych potrzeb budów i inwestycji, tym łatwiej utrzymasz stałe zlecenia.

Jak zdobywać zlecenia i optymalizować operacje

Firma transportowa pracująca dla budownictwa i ogrodnictwa zarabia dzięki stabilnym zleceniom od stałych partnerów. W praktyce kontrakty zdobywa się kilkoma kanałami. Są to bezpośrednie umowy z generalnymi wykonawcami i firmami budowlanymi, współpraca ze składami i hurtowniami materiałów, udział w przetargach i zamówieniach publicznych oraz korzystanie z giełd transportowych, takich jak TIMOCOM Marketplace czy Trans.eu, gdzie codziennie pojawiają się tysiące ofert ładunków dla ciężarówek i zestawów budowlanych.

Przy podpisywaniu umów z dużymi podmiotami z branży budowlanej musisz przygotować pakiet dokumentów i warunków, które są standardowo sprawdzane po stronie zamawiającego:

• polisy OC pojazdów, AC oraz OCP z sumą gwarancyjną adekwatną do wartości przewożonych towarów
• ewentualne gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe zabezpieczające wykonanie umowy
• pozytywne referencje od dotychczasowych kontrahentów oraz informację o flocie
• zapisy dotyczące terminowości dostaw, kar umownych oraz wymagań bezpieczeństwa na budowie

Gdy już pozyskasz pierwsze kontrakty, zaczyna się praca nad optymalizacją. Największe oszczędności widać, gdy dobrze zaplanujesz ładowność i powroty, tak aby zestawy nie wracały puste z budowy. Dokładne planowanie tras z wykorzystaniem narzędzi typu Planer Tras, kart paliwowych, systemów GPS i rozwiązań jak MYTRACKO czy moduły TIMOCOM AI pozwala kontrolować koszt na kilometr i eliminować zbędne postoje. W transporcie budowlanym liczy się też dobra komunikacja z kierownikami budów, dlatego komunikatory branżowe, takie jak Messenger TIMOCOM, pomagają na bieżąco reagować na zmiany harmonogramów robót.

Aby widzieć faktyczną rentowność firmy, warto na bieżąco monitorować kilka prostych wskaźników. Należą do nich między innymi wykorzystanie pojazdów, czyli procent dni w miesiącu, kiedy ciężarówki zarabiają na siebie, koszt na kilometr i średni przychód na kilometr, średni przychód na pojazd w miesiącu oraz liczba reklamacji i uszkodzeń ładunku. Do tego dochodzi czas przestojów na budowach i w bazie, który można stopniowo ograniczać, analizując dane z systemów telematycznych i zleceń.

Ostatecznie każdy przedsiębiorca musi odpowiedzieć sobie na pytanie, czy zakładanie firmy transportowej obsługującej budownictwo i ogrodnictwo nadal się opłaca. Wpływ na wynik mają koszty paliwa, wynagrodzeń i serwisu, konkurencja na rynku, wymagania Pakietu Mobilności, marże akceptowane przez generalnych wykonawców i ogólna kondycja sektora budowlanego. Duże znaczenie ma też specjalizacja – przewoźnicy skoncentrowani na wymagających niszach, na przykład transport ciężkich prefabrykatów, elementów mostowych czy maszyn budowlanych, częściej uzyskują wyższe stawki, ale potrzebują większych inwestycji w sprzęt, licencje i organizację pracy.

Co warto zapamietać?:

• Założenie firmy transportowej (budowlanka/ogrodnictwo) trwa zwykle 4–12 tygodni i obejmuje: rejestrację (CEIDG/KRS, PKD 49.41.Z), wybór formy i podatków, zdobycie Certyfikatu Kompetencji Zawodowych (egzamin ITS ok. 800 zł), uzyskanie licencji krajowej i Licencji Wspólnotowej, organizację floty, bazy i pozyskanie zleceń (TIMOCOM, Trans.eu).
• Kluczowe wymogi prawne: Certyfikat Kompetencji Zawodowych, licencja krajowa i/lub Licencja Wspólnotowa, wykazanie zdolności finansowej (9000 euro na pierwszy pojazd >3,5 t i 5000 euro na każdy kolejny; 900 euro dla 2,5–3,5 t w międzynarodówce), pełne ubezpieczenia OC/AC/OCP oraz zgodność z rozporządzeniem (WE) 1071/2009, Pakietem Mobilności i ustawą o transporcie drogowym.
• Start kosztowy: min. 50 000–80 000 zł dla małej firmy (pojazd, OCP, licencje, wkład własny do leasingu, baza); przy flotach międzynarodowych i zestawach ciężkich – inwestycje rzędu setek tysięcy do milionów zł (pojazdy, ubezpieczenia, paliwo, serwis, wynagrodzenia, baza, rezerwa 3–6 miesięcy kosztów stałych).
• Forma działalności i podatki: JDG (prosta, tańsza księgowość, ale pełna odpowiedzialność majątkiem) vs spółka z o.o. (ochrona majątku, lepszy wizerunek przy dużych kontraktach, CIT 9/19% + podatek od dywidendy); wybór PIT (skala, liniowy 19%), ryczałtu 5,5–8,5% lub CIT powinien wynikać z relacji przychód/koszty (przy wysokich kosztach ryczałt bywa nieopłacalny).
• Rentowność i operacje: kluczowe jest liczenie kosztu na km (np. 4 zł/km koszt vs 5 zł/km stawka = 1 zł/km marży), minimalizacja pustych przebiegów, specjalizacja (prefabrykaty, stal, kruszywa, maszyny), właściwie dobrana flota i baza eksploatacyjna, telematyka (GPS, e-TOLL, MYTRACKO, TIMOCOM AI) oraz stałe monitorowanie wskaźników: wykorzystanie pojazdów, przychód/km, przychód/pojazd, szkody i przestoje.