Trzymasz w ręku świeże świadectwo maturalne i zastanawiasz się, czy uczelnia zabierze jego oryginał? W tym tekście znajdziesz wyjaśnienie, jak uczelnie podchodzą do oryginału świadectwa dojrzałości i kiedy faktycznie musisz go oddać. Dowiesz się też, czym różni się odpis świadectwa maturalnego od kserokopii i jak zadbać o bezpieczeństwo dokumentów.
Czy na studia daje się oryginał świadectwa?
Na większości uczelni w Polsce, żeby zostać wpisanym na listę studentów, trzeba przedstawić oryginał lub uwierzytelniony odpis świadectwa dojrzałości. Wynika to zarówno z przepisów, jak i z wewnętrznych regulaminów uczelni. Na etapie wstępnej rejestracji online często wystarcza wpisanie wyników matury do systemu lub wgranie skanu, ale to dopiero przekazanie papierowej dokumentacji kończy proces przyjęcia.
Uczelnia nie zawsze zatrzymuje ten oryginał na stałe. Często wygląda to tak, że komisja rekrutacyjna sprawdza go tylko do wglądu, porównuje z kserokopią i na tej kserokopii umieszcza adnotację „za zgodność z oryginałem” wraz z pieczątką i podpisem osoby przyjmującej dokumenty. Oryginał wraca wtedy do Ciebie, a w teczce studenta zostaje poświadczona kopia.
Uczelnia może wymagać oryginału świadectwa maturalnego, ale bardzo często używa go wyłącznie do weryfikacji i po sprawdzeniu od razu oddaje właścicielowi.
Spotkasz jednak również szkoły wyższe, które po zakwalifikowaniu i złożeniu ślubowania proszą o złożenie oryginału świadectwa dojrzałości lub oryginalnego odpisu do akt osobowych na czas trwania studiów. To, jaki wariant obowiązuje, zawsze wynika z regulaminu rekrutacji konkretnej uczelni.
Jak uczelnie sprawdzają świadectwo maturalne?
Procedury wyglądają podobnie, ale szczegóły różnią się między uczelniami i typami studiów. Dla studiów pierwszego stopnia i jednolitych magisterskich standardem jest złożenie świadectwa albo jego odpisu w wersji papierowej w wyznaczonym terminie, zwykle po uzyskaniu statusu „zakwalifikowany”. Dokumenty trafiają najczęściej w białej, wiązanej teczce, opisanej imieniem, nazwiskiem, kierunkiem i rodzajem studiów.
W przypadku uczelni takich jak Uniwersytet Warszawski czy Uniwersytet Kazimierza Wielkiego zasada jest jednolita: kandydat przynosi oryginał lub uwierzytelniony odpis, pracownik komisji sporządza kopię i poświadcza jej zgodność z tym dokumentem. W praktyce oryginał jest potrzebny właśnie „celem sporządzenia kopii i poświadczenia jej zgodności z oryginałem”.
Oryginał, odpis, kserokopia – czym się różnią?
W rekrutacji pojawia się kilka rodzajów dokumentów i warto je rozróżniać. Oryginał świadectwa dojrzałości to dokument wydrukowany na specjalnym druku MEN, z odpowiednim papierem, godłem i dodatkowymi zabezpieczeniami. Na odcisku pieczęci nie ma napisu „odpis”. To ten egzemplarz, który odbierasz po zdanej maturze w szkole.
Odpis świadectwa maturalnego to również dokument urzędowy, przygotowany na takim samym zabezpieczonym papierze, ale z nadrukiem „ODPIS” w prawym górnym rogu. Ma taką samą wartość prawną jak oryginał. Kserokopia świadectwa to zwykła kopia, która nabiera mocy dopiero wtedy, gdy zostanie poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę, na przykład członka komisji rekrutacyjnej lub notariusza.
Niektóre uczelnie wprost piszą, że dla „nowej matury” przyjmują oryginał, odpis lub kserokopię świadectwa dojrzałości, ale z zastrzeżeniem, że to ostatnie musi zostać potwierdzone przez komisję podczas przyjmowania dokumentów. W przypadku tzw. „starej matury” często wymagany jest wyłącznie oryginał, urzędowy odpis lub duplikat wydany na urzędowym druku.
Czy można oddać tylko kserokopię?
Wielu kandydatów chciałoby zostawić na uczelni jedynie kserokopię świadectwa i trzymać oryginał w domu. W praktyce niemal zawsze trzeba okazać oryginał lub odpis do wglądu, nawet jeśli w dokumentach rekrutacyjnych zostanie tylko kserokopia. Zwykła, niepoświadczona kopia nie ma mocy dokumentu i nie wystarczy do zamknięcia rekrutacji.
Dlatego uczelnie opisują bardzo precyzyjnie, że kandydat „przedkłada oryginał lub uwierzytelniony odpis świadectwa dojrzałości celem sporządzenia kopii i poświadczenia jej zgodności”. Dzięki temu komisja ma pewność, że oceny wpisane do systemu zgadzają się z tym, co widnieje na dokumencie wydanym przez Okręgową Komisję Egzaminacyjną lub Centralną Komisję Egzaminacyjną.
Jakie dokumenty składa się na studia?
Świadectwo maturalne jest najważniejszym dokumentem, ale nie jedynym, jaki przygotujesz. Uczelnie stosują własne listy wymaganych pism. Kandydat na studia pierwszego stopnia i jednolite magisterskie zwykle musi oddać pakiet dokumentów, z których część drukuje bezpośrednio z systemu rekrutacyjnego.
Na przykład uczelnie państwowe wymagają: deklaracji o podjęciu studiów, podania wydrukowanego z konta kandydata, ankiety osobowej ze zdjęciem, oświadczeń o zapoznaniu się z wysokością opłat, a czasem także wniosku o wydanie Elektronicznej Legitymacji Studenckiej. Do tego dochodzą dokumenty dodatkowe, zależne od kierunku, jak zaświadczenie lekarskie czy potwierdzenie tytułu laureata olimpiady.
W praktyce kompletny zestaw dokumentów na studia obejmuje często następujące elementy:
- oryginał lub uwierzytelniony odpis świadectwa dojrzałości (lub dyplomu IB/EB),
- wydrukowane i podpisane podanie oraz deklarację o podjęciu studiów z konta rekrutacyjnego,
- ankietę osobową z aktualną fotografią zgodną z wymogami,
- kserokopię dowodu osobistego,
- dowód wniesienia opłaty rekrutacyjnej, jeśli uczelnia go wymaga,
- wniosek o ELS i dowód opłaty za legitymację, dla chętnych,
- dodatkowe zaświadczenia (lekarskie, o laureatach olimpiad, o niepełnoletniości) w razie potrzeby.
Dla studiów drugiego stopnia schemat jest podobny, ale zamiast świadectwa maturalnego składasz dyplom ukończenia studiów wyższych lub jego uwierzytelniony odpis, a także zaświadczenie o średniej z toku studiów wystawione przez dziekanat. Uczelnie wyraźnie zaznaczają, że nie przyjmują samodzielnie obliczonych średnich ani danych przepisanych z suplementu bez oficjalnego potwierdzenia.
Czy szkoła może poświadczyć zgodność z oryginałem?
Dyrektor szkoły średniej nie ma prawa poświadczyć, że kserokopia świadectwa maturalnego jest zgodna z oryginałem. Świadectwo jest dokumentem wydanym przez system egzaminacyjny (OKE i CKE), a nie bezpośrednio przez szkołę. Z tego powodu takie poświadczenie może wystawić jedynie uprawniony organ, na przykład notariusz, wybrana instytucja publiczna lub pracownik uczelni posiadający stosowne umocowanie.
Dlatego regulaminy rekrutacji piszą wprost, że kserokopia świadectwa dojrzałości może zostać uwierzytelniona tylko przez członka Komisji Rekrutacyjnej przy składaniu dokumentów. W praktyce oznacza to, że nie musisz wcześniej biegać po notariuszach, jeśli planujesz osobiste dostarczenie dokumentów na uczelnię. Wystarczy oryginał i kopia, a resztą zajmuje się komisja.
Co zrobić, jeśli nie masz oryginału świadectwa?
Zdarza się, że świadectwo maturalne zostanie zgubione albo po prostu nie możesz go odnaleźć w terminie rekrutacji. Sytuacja jest stresująca, ale nie przekreśla szans na studiowanie. W takim wypadku możesz zamówić duplikat świadectwa lub uzyskać urzędowy odpis, zależnie od typu dokumentu i wymogów uczelni.
W przypadku matury zdawanej po 2005 roku wniosek o duplikat składasz w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej właściwej dla województwa, w którym podchodziłeś do egzaminu. Formularz powinien zawierać Twoje dane osobowe, rok zdania matury, informację o typie dokumentu, którego potrzebujesz, oraz potwierdzenie dokonania opłaty. Dla „starej matury” źródłem duplikatu często pozostaje szkoła średnia, która wystawia dokument na urzędowym druku zgodnym z wzorem MEN.
Ile się czeka na duplikat?
Czas oczekiwania na duplikat różni się między komisjami, ale zwykle waha się pomiędzy 7 a 30 dniami od chwili złożenia kompletnego wniosku i uiszczenia opłaty. W okresie szczytu rekrutacji obłożenie bywa większe, co może wydłużyć procedurę. Warto więc zareagować od razu, gdy tylko zorientujesz się, że dokument zaginął.
Niektóre OKE lub szkoły podają szacunkowy czas realizacji do jednego miesiąca, z zastrzeżeniem, że w pojedynczych sytuacjach może on wydłużyć się nawet do dwóch miesięcy. Opłata za wydanie duplikatu to najczęściej 26 zł, liczona jako opłata skarbowa. Informacje o aktualnej stawce i numerze konta znajdziesz na stronie odpowiedniej komisji lub szkoły.
Czy warto mieć więcej niż jeden egzemplarz?
Kiedy planujesz studia na więcej niż jednym kierunku lub rozważasz równoległe kształcenie na dwóch uczelniach, jeden dokument urzędowy może nie wystarczyć. Część szkół przechowuje oryginał w aktach przez cały okres studiów. W takiej sytuacji rozwiązaniem jest właśnie dodatkowy odpis lub duplikat świadectwa, dzięki któremu możesz bezpiecznie złożyć po jednym egzemplarzu na każdą uczelnię, a kolejny trzymać w domu.
Dobrym nawykiem jest przechowywanie świadectwa i jego duplikatów w osobnej teczce, najlepiej wodoodpornej i odpornej na uszkodzenia mechaniczne. To dokument, który może przydać się nie tylko przy pierwszej rekrutacji, ale również przy późniejszym podejmowaniu kolejnych studiów, nostryfikacji dyplomów czy składaniu dokumentów za granicą.
Jak technicznie złożyć świadectwo na uczelni?
Sam moment dostarczenia dokumentów ma swoje zasady, o których uczelnie często piszą bardzo dokładnie. Kandydat z statusem zakwalifikowany musi przygotować kompletną teczkę dokumentów i oddać ją w terminie podanym w systemie rekrutacyjnym. Za spóźnione przesyłki, nawet wysłane kurierem, komisja nie odpowiada i zwykle nie uwzględnia ich w rekrutacji.
Najpopularniejsze drogi przekazania dokumentów to osobiste złożenie ich w punkcie rekrutacyjnym, wysłanie kurierem na adres centrum rekrutacji albo przekazanie przez inną osobę. W dwóch ostatnich przypadkach oryginał świadectwa lub odpis musi być bezpiecznie zapakowany, najlepiej w usztywnionej teczce, żeby nie uległ zniszczeniu.
Czy ktoś inny może zanieść moje świadectwo?
Wiele uczelni dopuszcza możliwość dostarczenia dokumentów przez osobę trzecią. Najczęściej nie potrzeba do tego żadnego pisemnego upoważnienia, jeśli ta osoba tylko fizycznie składa komplet za Ciebie. Inaczej wygląda sytuacja, kiedy chcesz, by ktoś zarządzał Twoimi dokumentami i decyzjami w imieniu kandydata w trakcie całego postępowania.
Do takich czynności jak przenoszenie dokumentów na inny kierunek, zmiana deklaracji o podjęciu studiów, czy rezygnacja z udziału w rekrutacji, konieczne jest już pełnomocnictwo. Uczelnie często udostępniają własne wzory, które wypełnia się w centrum rekrutacji, z podaniem numeru dowodu osobistego kandydata i osoby upoważnionej. Po poświadczeniu pełnomocnictwa dokument odbiera osoba uprawniona i okazuje go w komisji, gdy działa w Twoim imieniu.
Jeśli decydujesz się na notarialne pełnomocnictwo, uczelnia również je honoruje, ale jest to rozwiązanie droższe. Dla większości kandydatów wystarczające jest pełnomocnictwo sporządzone i poświadczone bezpłatnie w uczelnianym centrum rekrutacji.
Jak wygląda kwestia zwrotu dokumentów?
Gdy rezygnujesz ze studiowania na danej uczelni, możesz odebrać swoje dokumenty. W zależności od etapu rekrutacji świadectwo i pozostałe pisma czekają na Ciebie w miejscu przyjmowania dokumentów, w centrum rekrutacji albo później już w Biurze Obsługi Studenta odpowiedniego wydziału lub kolegium. Odbiór jest możliwy osobiście za okazaniem dowodu lub przez osobę trzecią wyposażoną w ważne pełnomocnictwo.
Niektóre uczelnie zastrzegają, że wybrane jednostki, na przykład Centrum Rekrutacji i Wsparcia Studentów, nie przyjmują dokumentów od kandydatów, a jedynie wydają je lub obsługują pełnomocnictwa. Dlatego przed wizytą warto sprawdzić w systemie rekrutacyjnym, gdzie dokładnie znajdują się Twoje dokumenty i w jakich godzinach możesz je odebrać.
Jak zadbać o bezpieczeństwo świadectwa maturalnego?
Świadectwo dojrzałości to dokument, który będzie Ci towarzyszył przez wiele lat. Nawet jeśli uczelnia przechowuje jego oryginał lub odpis w trakcie studiów, dobrze jest mieć przynajmniej jeden egzemplarz w domu. Zdarza się, że po kilku latach wracasz do pomysłu kolejnych studiów albo potrzebujesz dokumentu w zupełnie innym celu, na przykład przy wyjeździe zagranicznym.
Dobrym rozwiązaniem jest przechowywanie świadectwa w jednej, stałej lokalizacji. Niewielka teczka z tworzywa, odporna na wilgoć i zagięcia, sprawdzi się lepiej niż luźno włożona kartka do szuflady. Warto też mieć kilka kserokopii świadectwa przygotowanych zawczasu, które w razie potrzeby szybko poświadczy komisja rekrutacyjna lub notariusz.
Jeśli planujesz rekrutację na różne uczelnie, możesz ułatwić sobie kompletowanie dokumentów przez wcześniejsze wypisanie listy wszystkich wymaganych pism dla każdego kierunku. Taka lista, trzymana razem z dokumentami, porządkuje działania i zmniejsza ryzyko, że zapomnisz o którymś załączniku w dniu wizyty w komisji.
- załóż jedną teczkę tylko na świadectwo i odpisy,
- przygotuj kilka kopii dokumentu do ewentualnego poświadczenia,
- sprawdź terminy składania dokumentów z wyprzedzeniem,
- zapisz adres i godziny pracy punktu rekrutacyjnego,
- upewnij się, jakie jeszcze dokumenty poza świadectwem wymaga uczelnia,
- jeśli musisz wysłać oryginał kurierem, wybierz opcję z potwierdzeniem odbioru.
Dzięki temu Twoje świadectwo dojrzałości będzie bezpieczne, a proces rekrutacji przebiegnie spokojniej, bez nerwowego szukania dokumentów w ostatniej chwili.
