Jakie dokumenty na studia? Wymagania dla kandydatów

Nie wiesz jakie dokumenty przygotować na studia i obawiasz się, że coś przeoczysz. W tym artykule krok po kroku przejdziemy przez wymagania dla kandydatów na różne typy studiów oraz sytuacje szczególne. Dzięki temu łatwiej uporządkujesz formalności zanim pojawisz się w dziekanacie.

Jakie dokumenty na studia – kto i kiedy musi je złożyć?

Dokumenty muszą złożyć wszyscy kandydaci na studia I stopnia i jednolite studia magisterskie, osoby ubiegające się o przyjęcie na studia II stopnia, kandydaci zagraniczni oraz osoby, których status rekrutacyjny wymaga dodatkowej dokumentacji, na przykład laureaci olimpiad lub kandydaci na kierunki wymagające badań lekarskich. Terminy są zawsze powiązane z kalendarzem rekrutacji danej uczelni, osobno dla rekrutacji na rok akademicki 2026/2027 oraz naboru od semestru letniego 2025/2026, dlatego musisz dokładnie sprawdzić konkretne daty na stronie wybranego uniwersytetu lub w systemie rekrutacyjnym.

Uczelnie przyjmują dokumenty w kilku formach i często łączą je w jednej procedurze, dlatego zwróć uwagę jak wygląda to u ciebie. Najczęściej wymagany jest wniosek elektroniczny w systemie Internetowej Rejestracji Kandydatów IRK lub innym systemie uczelni, następnie przesłanie skanów dokumentów w odpowiednim formacie oraz późniejsze dostarczenie oryginałów lub poświadczonych kopii osobiście do dziekanatu albo działu rekrutacji. Musisz zawsze upewnić się, czy uczelnia akceptuje wyłącznie wersję papierową, czy dopuszcza skany, kserokopie poświadczone przez uczelnię lub notariusza i kiedy dokładnie wymagany jest okaz dokumentu w oryginale.

W wielu regulaminach rekrutacji przewiduje się także grupy z innymi terminami lub częściowymi zwolnieniami z obowiązku dostarczania kompletu dokumentów od razu, dotyczą one między innymi:

• absolwentów tej samej uczelni, którzy kontynuują naukę na kolejnym stopniu studiów,
• osób przenoszących się tylko między trybami studiowania, na przykład ze studiów niestacjonarnych na stacjonarne na tym samym kierunku,
• kandydatów z przyznanym bonusem rekrutacyjnym, na przykład laureatów lub finalistów olimpiad przedmiotowych, których część dokumentów może być dostarczana w późniejszym terminie.

Jakie dokumenty są wymagane na studia I stopnia i jednolite magisterskie

Uczelnie publikują zwykle własny „Wykaz wymaganych dokumentów na studia I stopnia i jednolite studia magisterskie”, do którego powinieneś się odwołać przed złożeniem papierów. Zakres dokumentów różni się dla obywateli polskich posiadających numer PESEL, obywateli polskich bez nadanego numeru PESEL albo tych, którzy dodatkowo wnioskują o Elektroniczną Legitymację Studencką ELS, a także dla kandydatów zagranicznych, szczególnie w przypadku świadectw i dyplomów uzyskanych poza Polską.

Dokumenty obowiązkowe dla kandydatów posiadających numer PESEL

Jeśli masz nadany numer PESEL, twoja rekrutacja odbywa się standardowo w systemie IRK uczelni. Musisz zarejestrować się w systemie, wypełnić dane osobowe i edukacyjne oraz zatwierdzić elektroniczny wniosek rekrutacyjny, a następnie wygenerować i podpisać formularz podania wydrukowany z IRK. Konieczne jest okazanie dokumentu tożsamości, najczęściej dowodu osobistego, który potwierdzi zgodność danych wpisanych w systemie.

Do akt studenta trafia przede wszystkim świadectwo dojrzałości lub równoważny dokument. Może to być dokument z „nowej matury” wystawiony przez Okręgową Komisję Egzaminacyjną, świadectwo tak zwanej starej matury ze szkoły, a także dyplom IB lub dyplom EB albo zagraniczne świadectwo maturalne. Uczelnie zwykle wymagają oryginału do wglądu oraz kserokopii, czasem jest to kserokopia poświadczona przez uczelnię. W przypadku części kandydatów wymagane są też dyplomy ukończenia studiów wyższych, jeśli ktoś rekrutuje się na kolejny kierunek. Niezależnie od ścieżki, bardzo często obowiązuje opłata rekrutacyjna, a kandydat ma dostarczyć potwierdzenie jej uiszczenia zgodnie z numerem konta podanym w systemie IRK.

W wielu uczelniach od kandydatów z numerem PESEL wymagane są dodatkowe dane osobowe wykorzystywane w systemach uczelnianych, między innymi:

• aktualne zdjęcie wgrane do IRK oraz fotografia 35×45 w wersji papierowej do teczki akt osobowych,
• numer konta bankowego do zwrotu nadpłaconych opłat lub stypendiów, jeśli uczelnia o to prosi,
• dane kontaktowe osoby bliskiej do wykorzystania w sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia studenta.

Dokumenty dla kandydatów bez numeru PESEL i dla chcących wydania ELS

Kandydaci bez numeru PESEL to zwykle cudzoziemcy lub osoby przebywające w Polsce czasowo, a także nieliczne przypadki obywateli polskich, którym numer PESEL nie został jeszcze nadany. Dodatkowo do tej grupy zaliczają się kandydaci, którzy chcą otrzymać Elektroniczną Legitymację Studencką ELS w formie plastikowej karty procesorowej, mimo że mogą korzystać z mLegitymacji w aplikacji mObywatel. Wymogi dokumentowe dla tych osób są podobne, ale obejmują więcej danych identyfikacyjnych oraz odrębne formularze.

Musisz przygotować paszport lub inny dokument tożsamości wraz z kserokopią, a także dokument potwierdzający status pobytowy, na przykład wizę lub kartę pobytu, jeśli ma to zastosowanie. Obowiązkowy jest również dokument wykształcenia, czyli świadectwo dojrzałości, dyplom IB lub dyplom EB, a w przypadku dokumentów zagranicznych odpowiednio zalegalizowany oryginał z Apostille albo po legalizacji konsularnej wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Wnosisz również standardową opłatę rekrutacyjną, jeśli uczelnia ją stosuje, a potwierdzenie przelewu dołączasz do dokumentów. Jeśli chcesz otrzymać plastikową ELS, wypełniasz i drukujesz z IRK wniosek o wydanie Elektronicznej Legitymacji Studenckiej, do którego dołączasz zdjęcie oraz dowód uiszczenia opłaty za ELS w wysokości 22 zł, zgodnie z danymi z systemu.

Przy dokumentach zagranicznych oraz wniosku o ELS często pojawiają się dodatkowe formalności, o których uczelnie piszą w regulaminach rekrutacji:

• wymóg przedstawienia tłumaczeń przysięgłych wszystkich dokumentów edukacyjnych i urzędowych,
• konieczność uzyskania Apostille lub legalizacji konsularnej na świadectwach i dyplomach, jeśli pochodzą spoza państw Konwencji Haskiej,
• dodatkowe oświadczenia związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz korzystaniem z legitymacji w formie elektronicznej.

Dodatkowe dokumenty na wybrane kierunki i specjalne sytuacje

Niektóre kierunki studiów wymagają dokumentów, których nie składają inni kandydaci, co często wynika ze specyfiki zawodu lub zajęć praktycznych. Dotyczy to przede wszystkim kierunków artystycznych, gdzie sprawdza się warsztat i dorobek, a także studiów medycznych, pielęgniarstwa, weterynarii, architektury, kierunków sportowych oraz studiów z elementami szkolenia wojskowego lub ochrony zdrowia. Jeżeli wpisujesz się w jedną z tych grup, musisz liczyć się z dodatkowymi zaświadczeniami i materiałami.

Typowe dodatkowe dokumenty na wybrane kierunki obejmują między innymi:

• portfolio lub zestaw prac na kierunkach artystycznych oraz architekturze,
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do studiowania wydane przez lekarza medycyny pracy na kierunkach medycznych, weterynarii lub wymagających zajęć w laboratoriach,
• certyfikaty językowe, na przykład IELTS, potwierdzające poziom języka obcego w przypadku studiów prowadzonych w języku innym niż polski,
• wyniki egzaminów praktycznych i rozmów kwalifikacyjnych, takich jak sprawdzian predyspozycji, test sprawności fizycznej lub egzamin rysunkowy,
• rekomendacje zawodowe, dyplomy i certyfikaty potwierdzające kompetencje, szczególnie w rekrutacjach na kierunki specjalistyczne lub prowadzone we współpracy z pracodawcami.

Istnieją także sytuacje wyjątkowe, w których wymagane są dodatkowe dokumenty potwierdzające szczególny status kandydata. Dotyczy to na przykład laureatów i finalistów olimpiad krajowych lub międzynarodowych konkursów, którzy muszą przedstawić dyplomy albo zaświadczenia potwierdzające uzyskany tytuł, aby móc skorzystać z preferencji rekrutacyjnych. Osoby przenoszące się z innej uczelni lub wznawiające studia przedstawiają natomiast zaświadczenie o przebiegu studiów, wykaz zaliczeń oraz ewentualny suplement do dyplomu, co umożliwia uznanie dotychczasowych efektów kształcenia.

Na kierunkach artystycznych oraz architekturze uczelnia bardzo często wymaga portfolio w ściśle określonym formacie, dlatego trzeba jasno opisać rodzaj i wiek prac oraz zadbać o zgodność formatu plików lub wydruków z wytycznymi, dzięki czemu ograniczysz ryzyko odrzucenia zgłoszenia z powodów technicznych.

Co zrobić z dokumentami zagranicznymi – legalizacja, apostille i tłumaczenie?

Jeżeli twoje świadectwo dojrzałości lub dyplom ukończenia studiów zostały wydane za granicą, zanim złożysz je na polskiej uczelni, musisz sprawdzić kilka kwestii. Najpierw ustalasz, czy dokument wymaga Apostille, czy legalizacji konsularnej, w zależności od tego, czy państwo wystawiające jest stroną Konwencji Haskiej. Następnie przygotowujesz tłumaczenie przysięgłe na język polski lub język prowadzenia studiów. W wielu przypadkach konieczne jest także uznanie kwalifikacji, czyli nostryfikacja albo uzyskanie zaświadczenia, że dane świadectwo uprawnia do podjęcia studiów wyższych w Polsce.

Jak różnią się apostille i legalizacja?

Apostille i legalizacja pełnią podobną funkcję, ale są oparte na innych zasadach. Apostille to jednolita pieczęć lub adnotacja potwierdzająca ważność dokumentu urzędowego w obrocie międzynarodowym między państwami, które podpisały Konwencję Haską z 1961 roku. Jest to uproszczona forma potwierdzenia autentyczności, a w praktyce oznacza, że po uzyskaniu Apostille dokument, na przykład świadectwo dojrzałości, może być przedstawiony polskiej uczelni bez dalszych poświadczeń.

Legalizacja konsularna jest stosowana, gdy kraj wystawiający dokument nie jest stroną Konwencji Haskiej. Wtedy dokument musi zostać poświadczony najpierw przez odpowiednie organy państwa, które go wydało, a następnie przez konsulat Rzeczypospolitej Polskiej lub inną polską placówkę dyplomatyczną. Informację, czy dane państwo jest stroną Konwencji, możesz sprawdzić na oficjalnych listach publikowanych przez władze danego kraju lub polskie instytucje. Apostille uzyskasz w wyznaczonym urzędzie centralnym w państwie wystawiającym dokument, natomiast o legalizację zwracasz się do właściwego ministerstwa i polskiego konsulatu obsługującego dany region.

Jak przygotować tłumaczenie i zaświadczenia uznania uprawnień?

W przypadku dokumentów zagranicznych standardem jest tłumaczenie przysięgłe wszystkich oficjalnych zaświadczeń, świadectw, dyplomów oraz wykazów ocen. Tłumaczenie musi wykonać tłumacz przysięgły wpisany na listę Ministra Sprawiedliwości lub, w niektórych sytuacjach, tłumacz zagraniczny, którego przekład został dodatkowo poświadczony przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej. Ważne jest, aby na tłumaczeniu widniała pieczęć tłumacza oraz numer wpisu na liście tłumaczy przysięgłych. Zwykle tłumaczysz świadectwo dojrzałości, dyplom ukończenia studiów, suplement lub wykaz ocen, a także dokumenty dotyczące legalizacji lub Apostille, jeśli są sporządzone w języku innym niż wykładowy.

Jeżeli twoje świadectwo lub dyplom zostały wydane w kraju o innym systemie edukacji, uczelnia może wymagać uznania kwalifikacji. W praktyce oznacza to nostryfikację świadectwa lub dyplomu, którą przeprowadza odpowiedni organ, na przykład kurator oświaty lub uczelnia posiadająca uprawnienia do prowadzenia danego kierunku studiów. Często potrzebne jest również zaświadczenie, że dokument uprawnia do podjęcia studiów wyższych w państwie jego wydania. Takie zaświadczenie można uzyskać w Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej NAWA, między innymi poprzez system Kwalifikator, albo w instytucjach oświatowych kraju, w którym wydano dokument. Zwróć uwagę, że procedury te wynikają z przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz regulaminów rekrutacji konkretnych uczelni.

Tłumaczenia wykonane poza trybem tłumaczenia przysięgłego, bez pieczęci tłumacza lub potwierdzenia konsula, bardzo często nie są akceptowane przez działy rekrutacji i prowadzą do wstrzymania lub przedłużenia całego procesu przyjęcia na studia.

Jeżeli dokumenty wydano w języku angielskim w kraju spoza Konwencji Haskiej, uczelnie zazwyczaj nadal wymagają tłumaczenia przysięgłego na język polski oraz dodatkowej legalizacji lub Apostille, dlatego zawsze sprawdź szczegółowe wymogi i przygotuj także uwierzytelnione kopie dokumentów.

Jak i gdzie składać dokumenty – terminy, opłaty i pełnomocnictwo?

Standardowa ścieżka składania dokumentów na studia wygląda podobnie w większości uczelni. Najpierw rejestrujesz się w systemie rekrutacyjnym IRK lub innym systemie internetowym, uzupełniasz dane osobowe i edukacyjne, wgrywasz wymaganą fotografię, a następnie zgłaszasz kandydaturę na wybrane kierunki. Kolejny etap to przesłanie wymaganych załączników w formie skanów lub oświadczeń oraz wydrukowanie i podpisanie formularzyzłożenie oryginałów lub poświadczonych kopii w dziekanacie albo innym dziale rekrutacji w formie osobistej lub za pośrednictwem pełnomocnika.

Terminy składania dokumentów są różne dla każdego kierunku i naboru, dlatego musisz sprawdzić je w kalendarzu rekrutacji swojej uczelni. Inne daty obowiązują w rekrutacji na rok akademicki 2026/2027, a inne przy uruchomieniu naboru na semestr letni 2025/2026. Często jest tak, że termin na uzupełnienie dokumentów elektronicznych w systemie IRK jest nieco dłuższy, natomiast czas na dostarczenie dokumentów papierowych bywa krótszy, co oznacza, że opóźnienie złożenia oryginałów może skutkować skreśleniem z listy zakwalifikowanych.

W trakcie rekrutacji pojawia się kilka rodzajów opłat, o których musisz pamiętać. Najczęściej jest to opłata rekrutacyjna wpłacana na indywidualne konto wygenerowane w systemie IRK, a w tytule przelewu należy podać dane kandydata. W przypadku dokumentów zagranicznych dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych, legalizacji lub Apostille, a czasem także opłaty za nostryfikację świadectw lub dyplomów. Jeśli wnioskujesz o Elektroniczną Legitymację Studencką ELS, dodatkowo uiszczasz opłatę za ELS w wysokości 22 zł lub inną, określoną w cenniku uczelni, a potwierdzenie przelewu dołączasz do kompletu dokumentów.

W wielu przypadkach kandydat nie może przyjechać osobiście i wtedy dokumenty składa za niego inna osoba. W takiej sytuacji uczelnia wymaga pełnomocnictwa do złożenia dokumentów, sporządzonego najczęściej w formie pisemnej z podpisem kandydata. W wyjątkowych przypadkach konieczne bywa pełnomocnictwo notarialne, szczególnie gdy chodzi o poważniejsze czynności prawne. Do pełnomocnictwa należy dołączyć kserokopię dokumentu tożsamości pełnomocnika, niekiedy także oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych. Trzeba mieć świadomość, że takie pełnomocnictwo zwykle nie upoważnia do podpisywania dokumentów w imieniu kandydata, a jedynie do ich złożenia.

Najczęstsze problemy przy składaniu dokumentów i jak ich uniknąć

W praktyce rekrutacyjnej regularnie powtarzają się pewne problemy. Kandydaci składają niekompletne zestawy dokumentów, zapominają o podpisach, dołączają niewłaściwe tłumaczenia bez statusu tłumaczenia przysięgłego, a w przypadku dokumentów z zagranicy brakuje Apostille lub legalizacji. Często pojawiają się też błędy w danych osobowych, na przykład rozbieżności między dowodem a świadectwem, a także spóźnienia z dostarczeniem oryginałów, co może skutkować utratą miejsca na studiach.

Aby łatwiej poradzić sobie z formalnościami, zwróć uwagę na najczęstsze błędy i krótkie wskazówki, jak ich uniknąć:

• brak oryginałów dokumentów do wglądu – przygotuj teczkę z wszystkimi oryginałami, nawet jeśli uczelnia wymaga tylko kserokopii,
• przeterminowane dokumenty, na przykład stare zaświadczenia lekarskie – wykonuj badania i wyrabiaj zaświadczenia jak najbliżej terminu składania akt,
• brak podpisu na formularzach z IRK – po wydrukowaniu dokładnie sprawdź, które miejsca wymagają czytelnego podpisu,
• niezgodność danych w dowodzie, paszporcie i świadectwie – upewnij się, że pisownia imienia i nazwiska jest identyczna lub przygotuj stosowne wyjaśnienie oraz dokumenty urzędowe,
• wysłanie skanów w niskiej jakości – wykonuj skany w rozdzielczości umożliwiającej odczyt pieczęci i podpisów, unikaj fotografii dokumentów telefonem w słabym oświetleniu,
• pominięcie opłaty rekrutacyjnej lub błędny tytuł przelewu – korzystaj z danych podanych w zakładce płatności systemu IRK,
• nieprawidłowo sporządzone pełnomocnictwo – korzystaj ze wzoru udostępnionego przez uczelnię, wpisz poprawne dane pełnomocnika i załącz kopię jego dokumentu tożsamości.

Jeżeli mimo starań pojawiły się braki lub błędy w dokumentach, wiele uczelni przewiduje możliwość ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie lub skorzystania z procedury odwoławczej. W takiej sytuacji nie czekaj biernie, tylko jak najszybciej skontaktuj się z biurem rekrutacji lub dziekanatem, opisz problem, poproś o informację, w jakiej formie możesz poprawić dokumenty i jakie konsekwencje grożą za niedochowanie kolejnych terminów.

Co warto zapamietać?:

• Dokumenty na studia (I stopnia, jednolite magisterskie, II stopnia, dla cudzoziemców) składa się zgodnie z kalendarzem rekrutacji danej uczelni (osobno m.in. dla 2026/2027 i semestru letniego 2025/2026) – zwykle: rejestracja w IRK, wgranie skanów, potem dostarczenie oryginałów/poświadczonych kopii.
• Podstawowy zestaw dla obywateli z PESEL: wniosek w IRK + wydrukowane i podpisane podanie, świadectwo dojrzałości / IB / EB (oryginał do wglądu + kserokopia), dokument tożsamości, potwierdzenie opłaty rekrutacyjnej, zdjęcie (elektroniczne i papierowe, jeśli wymagane); dla osób bez PESEL i chcących ELS dodatkowo: paszport, dokument pobytowy, wniosek o ELS + opłata 22 zł.
• Dla cudzoziemców i osób z dokumentami zagranicznymi kluczowe są: oryginał świadectwa/dyplomu z Apostille lub legalizacją konsularną (w zależności od tego, czy kraj jest stroną Konwencji Haskiej), tłumaczenie przysięgłe na język polski/język studiów, a często także nostryfikacja lub zaświadczenie o uprawnieniu do podjęcia studiów (np. z NAWA).
• Wybrane kierunki (artystyczne, architektura, medyczne, pielęgniarstwo, weterynaria, sportowe, wojskowe, z elementami ochrony zdrowia) wymagają dodatkowo m.in.: portfolio, orzeczenia lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań, certyfikatów językowych, wyników egzaminów praktycznych/rozmów kwalifikacyjnych, rekomendacji i certyfikatów zawodowych.
• Najczęstsze problemy to: brak oryginałów do wglądu, niekompletne dokumenty, brak podpisów, błędne dane osobowe, brak Apostille/legalizacji, tłumaczenia nieprzysięgłe, słabej jakości skany, brak lub błędny przelew rekrutacyjny, źle sporządzone pełnomocnictwo – aby uniknąć skreślenia z listy, trzeba ściśle trzymać się wytycznych uczelni, terminów i w razie błędów szybko kontaktować się z biurem rekrutacji.