Obowiązki pracodawcy – co musisz wiedzieć o zatrudnieniu?

Zastanawiasz się, jakie konkretne obowiązki ma pracodawca, gdy zatrudnia pracownika albo cudzoziemca

W tym artykule znajdziesz praktyczne wyjaśnienie najważniejszych wymogów dotyczących prawa pracy, BHP, ZUS, podatków, delegowania i pierwszej pomocy

Dzięki temu łatwiej zorganizujesz legalne i bezpieczne zatrudnienie zgodne z Kodeksem pracy i innymi ustawami

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika?

Każdy pracodawca ma wobec pracownika obowiązek zapewnienia zgodnych z prawem warunków pracy i wynagradzania, realizowania obowiązków informacyjnych, dbania o BHP, zgłoszeń do ZUS oraz prawidłowego rozliczania podatków. Podstawę stanowią przede wszystkim Kodeks pracy, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto podkreślić, że naruszenie tych przepisów naraża pracodawcę na grzywny, odpowiedzialność administracyjną, a w poważniejszych przypadkach nawet karną.

• zapewnienie pracownikowi warunków pracy zgodnych z umową, przepisami prawa pracy i zasadami BHP, w tym odpowiedniego wyposażenia stanowiska,
• terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia za pracę co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie,
• prawidłowa organizacja czasu pracy, w tym planowanie grafików, rozliczanie nadgodzin i prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• przekazanie pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia i zasadach wykonywania pracy, zgodnie z obowiązkiem informacyjnym z Kodeksu pracy,
• zapewnienie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP oraz przekazanie instrukcji stanowiskowych,
• zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS oraz odprowadzanie składek,
• dokonywanie potrąceń i rozliczeń podatkowych, w tym pobór zaliczek na PIT oraz przekazywanie ich do właściwego Urzędu Skarbowego,
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej i płacowej, w szczególności akt osobowych i ewidencji czasu pracy.

Do obowiązków pracodawcy należy też prowadzenie kompletnej dokumentacji pracowniczej oraz udostępnienie pracownikom informacji o ich prawach i obowiązkach. Chodzi w szczególności o przekazanie i omówienie regulaminu pracy, obowiązujących układów zbiorowych, procedur antymobbingowych i BHP oraz innych wewnętrznych regulacji wpływających na sytuację pracownika.

Organizacja pracy i obowiązek informacyjny – co przekazać w 7 dni?

Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi na piśmie najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia. Musisz to zrobić w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy, niezależnie od tego, czy zawierasz umowę o pracę na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przypadków, w których powstaje stosunek pracy podlegający przepisom Kodeksu pracy.

W informacji pisemnej musisz ująć co najmniej następujące elementy:

• dane stron umowy – nazwę lub firmę pracodawcy i dane identyfikacyjne pracownika,
• rodzaj pracy i zajmowane stanowisko lub opis zadań, jakie pracownik będzie wykonywał,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy, w tym zasady przemieszczania się między lokalizacjami,
• datę rozpoczęcia pracy oraz wskazanie rodzaju umowy – na czas określony, nieokreślony lub na okres próbny,
• wysokość wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników wynagrodzenia, w tym dodatków, premii i świadczeń rzeczowych,
• wymiar czasu pracy (pełny etat, część etatu) oraz obowiązujący system i rozkład czasu pracy, w tym godziny pracy i porę nocną,
• zasady dotyczące okresów wypowiedzenia oraz innych sposobów rozwiązania stosunku pracy, wraz ze wskazaniem prawa odwołania do sądu pracy,
• wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego oraz sposób jego ustalania i udzielania,
• informacje o obowiązujących w zakładzie regulaminach, układach zbiorowych pracy oraz innych porozumieniach zbiorowych.

Brak przekazania pełnej informacji w wymaganym terminie może skutkować sankcjami dla pracodawcy, w tym grzywną nakładaną przez Państwową Inspekcję Pracy, oraz utrudniać obronę w ewentualnym sporze z pracownikiem o treść warunków zatrudnienia. Dla pracownika oznacza to niepewność co do jego praw i świadczeń, a dla pracodawcy ryzyko przegranej sprawy przed sądem pracy.

Zawsze dołącz datę przekazania informacji i podpis pracownika; pozwala to uniknąć sporów o termin i treść informacji.

Wynagrodzenie i czas pracy – terminy wypłaty i przerwy

Pracodawca musi ustalić w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych aktach konkretny termin wypłaty wynagrodzenia. Wypłata powinna następować regularnie, co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym dniu nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Informacja o terminie, częstotliwości oraz formie wypłaty (gotówka, przelew) powinna być przekazana pracownikowi razem z innymi warunkami zatrudnienia.

Twoim zadaniem jako pracodawcy jest także prawidłowe rozliczanie czasu pracy i nadgodzin. Musisz prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy zgodnie z przyjętym systemem i rozkładem, tak aby dało się ustalić liczbę przepracowanych godzin, nadgodzin, dyżurów i nieobecności. Masz też obowiązek tak organizować pracę, aby nie dochodziło do nieuzasadnionego powstawania godzin nadliczbowych i aby pracownik mógł wykorzystać przysługujące mu odpoczynki.

W ramach organizacji czasu pracy musisz zapewnić pracownikom ustawowo wymagane przerwy i odpoczynki, w szczególności:

• przerwę w pracy – co najmniej 15 minut, jeśli dobowy wymiar pracy wynosi minimum 6 godzin,
• dobowy okres odpoczynku – prawo pracownika do nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie roboczej,
• tygodniowy okres odpoczynku – prawo do nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu pracy,
• organizację pracy w taki sposób, aby przerwy i odpoczynki były realne do wykorzystania, a pracownik nie był faktycznie zmuszany do ich skracania.

Masz również obowiązek jasno informować pracownika o strukturze jego wynagrodzenia, czyli wskazywać osobno wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie, potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Wszystkie te dane powinny być udokumentowane w dokumentacji płacowej, która podlega kontroli m.in. przez ZUS, Urząd Skarbowy i Państwową Inspekcję Pracy.

Jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie bhp i pierwszej pomocy?

Zakład pracy musi być zorganizowany tak, aby zapewniał bezpieczne i higieniczne warunki pracy na każdym stanowisku. Pracodawca ma obowiązek przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego, wdrożyć środki ograniczające zagrożenia, wyposażyć pracowników w środki ochrony indywidualnej, przygotować instrukcje stanowiskowe oraz zorganizować szkolenia BHP. Obowiązki te wynikają z Kodeksu pracy oraz Rozporządzenia z 26 września 1997 wydanego przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów BHP.

W zakresie pierwszej pomocy w zakładzie pracy musisz zrealizować szereg konkretnych działań:

• wyznaczyć odpowiednią liczbę pracowników upoważnionych do udzielania pierwszej pomocy, biorąc pod uwagę rodzaj zagrożeń i liczbę zatrudnionych,
• zapewnić właściwie wyposażone punkty pierwszej pomocy oraz co najmniej jedną apteczkę pierwszej pomocy w łatwo dostępnym miejscu,
• opracować i wdrożyć procedury postępowania w nagłych wypadkach, w tym scenariusze na wypadek pożaru, wycieku substancji niebezpiecznych czy wypadku ciężkiego,
• skierować osoby wyznaczone do odpowiednich szkoleń z pierwszej pomocy, np. organizowanych przez wyspecjalizowane ośrodki, takie jak Centrum Ratownictwa,
• prowadzić rejestr wypadków przy pracy oraz ewidencję udzielonej pomocy, aby móc analizować przyczyny zdarzeń i poprawiać system BHP,
• informować pracowników o lokalizacji apteczek, punktów pierwszej pomocy i środków gaśniczych oraz o numerach alarmowych,
• zapewnić łączność ze służbami ratunkowymi – telefon, systemy alarmowe, czy inne środki komunikacji,
• aktualizować wyposażenie punktów pierwszej pomocy zgodnie z charakterem działalności i poziomem ryzyka.

Niewywiązanie się z obowiązków w zakresie BHP i pierwszej pomocy może skutkować surowymi konsekwencjami – od decyzji i kar nakładanych przez Państwową Inspekcję Pracy lub Państwową Inspekcję Sanitarną, aż po odpowiedzialność karną na podstawie przepisów o odpowiedzialności karnej za nieudzielenie pomocy. Odpowiada nie tylko osoba bezpośrednio zaniedbująca pomoc, lecz przede wszystkim pracodawca, który nie stworzył odpowiedniego systemu zabezpieczeń.

Przy małych zakładach sprawdź, czy liczba wyznaczonych osób pierwszej pomocy i ich szkolenia odpowiada ryzyku i liczbie pracowników — to najczęstsza niezgodność przy kontroli BHP.

Jak postępować przy zatrudnieniu cudzoziemca – dokumenty i warunki

Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi musisz zawsze sprawdzić, czy ma on uprawnienie do legalnego pobytu i pracy w Polsce. Inne procedury stosuje się wobec obywateli UE/EOG/Szwajcarii, a inne wobec obywateli państw trzecich. Różne będą też dokumenty potwierdzające prawo do pracy: od swobodnego dostępu do rynku pracy dla obywateli UE po konieczność uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy dla obywateli spoza UE.

Przy zatrudnianiu cudzoziemca musisz zweryfikować i zgromadzić następujące dokumenty:

• ważny dokument tożsamości – paszport lub dowód osobisty (dla obywateli UE/EOG/Szwajcarii),
• ważną wizę, zezwolenie na pobyt czasowy, stały lub inny dokument legalizujący pobyt,
• zezwolenie na pracę właściwego typu lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, jeśli jest wymagane,
• dokumenty potwierdzające prawo do wykonywania zawodu, jeśli w danej profesji wymagane są kwalifikacje formalne lub licencje,
• potwierdzenie nadania numeru PESEL lub zameldowania, jeżeli cudzoziemiec je posiada,
• kopię zawartej umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenie) wraz z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca,
• zgłoszenia do ZUS oraz dokumenty niezbędne do rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych.

Zatrudnienie cudzoziemca bez wcześniejszej weryfikacji dokumentów i bez zgromadzenia ich kopii oznacza ryzyko uznania pracy za nielegalną. Skutkiem mogą być surowe kary finansowe, a w przypadku uporczywego łamania przepisów także sankcje wynikające z ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium RP. Kopie dokumentów musisz przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez kilka lat po jego zakończeniu zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.

Umowa o pracę versus umowa cywilnoprawna – jakie warunki stosować

Rozróżnienie między umową o pracę a umową cywilnoprawną (np. umowa zlecenie lub umowa o dzieło) ma ogromne znaczenie dla wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zakresu praw pracownika, obowiązków BHP i prawa do urlopu. Jeżeli faktyczne wykonywanie pracy ma cechy stosunku pracy – podporządkowanie, stałe miejsce i czas pracy, osobiste świadczenie pracy – ryzykujesz, że organy kontroli (np. PIP, ZUS) zakwalifikują umowę cywilnoprawną jako umowę o pracę.

Umowę o pracę warto stosować, gdy praca ma charakter stały, wykonywana jest pod kierownictwem pracodawcy i w wyznaczonym czasie. Umowa cywilnoprawna lepiej sprawdzi się przy zleceniu jednorazowego zadania, projektów o dużej samodzielności wykonawcy lub przy pracy dorywczej, ale musisz liczyć się z tym, że zbyt szerokie stosowanie umów cywilnych może zostać zakwestionowane podczas kontroli i skutkować dopłatą składek oraz karami.

Dokument pobytowy i legalizacja pracy – kopie i przechowywanie

Pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi musi posiadać kopie dokumentów potwierdzających prawo pobytu i pracy na terytorium Polski. Przechowywanie tych dokumentów musi odbywać się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z zasadą ograniczenia celu i minimalizacji danych. Kopie powinny być dostępne na wypadek kontroli organów zajmujących się legalnością zatrudnienia i pobytu.

W aktach osobowych cudzoziemca powinny znaleźć się następujące kopie i informacje dotyczące ich przechowywania:

• kopia paszportu i odpowiedniej wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy/stały,
• kopia dokumentu legalizującego pracę – zezwolenie na pracę albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
• kopia formularza A1, jeżeli cudzoziemiec jest delegowany z innego państwa UE/EOG lub Szwajcarii i pozostaje w systemie ubezpieczeń kraju wysyłającego,
• kopie orzeczeń, licencji lub innych dokumentów warunkujących możliwość wykonywania zawodu,
• informacja o dacie weryfikacji dokumentów i osobie, która jej dokonała, wraz z podpisem,
• adnotacje o ważności dokumentów i terminach ich ewentualnego przedłużenia.

Do przetwarzania kopii dokumentów osobistych cudzoziemca, w tym dokumentów pobytowych, warto pozyskać jego wyraźną, pisemną zgodę, w której wskażesz cel, zakres i okres przechowywania tych danych zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Co zgłosić i przechowywać przy delegowaniu pracownika?

Delegowanie pracownika oznacza czasowe wysłanie go do pracy na terytorium innego państwa lub innej jednostki, zwykle w celu świadczenia usług na rzecz zagranicznego kontrahenta lub innego oddziału firmy. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek poinformować właściwe organy nadzoru i partnerów biznesowych o warunkach delegowania, przygotować kompletną dokumentację oraz zadbać o to, aby warunki pracy delegowanego były zgodne z prawem państwa przyjmującego.

Przy delegowaniu pracownika powinieneś zgromadzić i przechowywać następujące dokumenty oraz informacje:

• umowę delegowania lub wewnętrzne porozumienie określające zasady i warunki oddelegowania,
• okres delegowania, z jasnym wskazaniem daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy,
• dokładne miejsce lub miejsca wykonywania pracy w kraju przyjmującym,
• wykaz świadczeń zapewnianych pracownikowi delegowanemu, takich jak diety, zakwaterowanie, zwrot kosztów podróży,
• kopię formularza A1 potwierdzającego podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego danego kraju, jeśli ma zastosowanie,
• dowody wypłat wynagrodzenia i innych świadczeń należnych w okresie delegowania,
• dane kontaktowe do pracodawcy wysyłającego i podmiotu przyjmującego, dostępne dla organów kontrolnych kraju przyjmującego,
• dokumenty dotyczące czasu pracy delegowanego, aby można było sprawdzić przestrzeganie norm czasu pracy i odpoczynków.

Cały komplet dokumentów związanych z delegowaniem musisz mieć przygotowany do okazania w razie kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS lub odpowiednich organów kraju przyjmującego. Braki formalne przy delegowaniu mogą skutkować nie tylko karami finansowymi, lecz także zakwestionowaniem legalności zatrudnienia i koniecznością dopłaty składek w niekorzystnym systemie.

Składki i ubezpieczenia – kiedy zgłosić pracownika do ZUS

Każdy pracodawca zatrudniający osobę podlegającą obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym ma obowiązek zgłoszenia jej do ZUS. Obowiązek ten wynika przede wszystkim z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zgłoszenie jest warunkiem objęcia pracownika ochroną w zakresie emerytur, rent, zasiłków chorobowych, wypadkowych i opieki zdrowotnej.

Formularz zgłoszeniowy musi zawierać kilka podstawowych informacji o pracowniku i o zatrudnieniu, w szczególności:

• dane osobowe pracownika – imię, nazwisko, PESEL lub inny identyfikator, adres zamieszkania,
• rodzaj zawartej umowy – umowa o pracę, umowa zlecenie, stosunek współpracy itp.,
• datę rozpoczęcia wykonywania pracy lub współpracy, która wyznacza początek ubezpieczeń,
• kod tytułu ubezpieczenia, wskazujący rodzaj i zakres ubezpieczeń,
• kod PKD działalności pracodawcy, pozwalający ustalić m.in. właściwą składkę wypadkową.

Brak zgłoszenia do ZUS albo zgłoszenie po terminie powoduje zaległości w składkach, konieczność opłaty odsetek oraz możliwość nałożenia kar administracyjnych. W skrajnych sytuacjach ZUS może również zakwestionować wcześniejsze świadczenia lub dochodzić dopłaty składek za kilka lat wstecz, co bywa bardzo kosztowne.

Zgłoszenie do ZUS w 7 dni – wyjątki i umowa o dzieło

Zasadą jest, że zgłoszenia do ZUS dokonuje się w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli najczęściej od dnia rozpoczęcia pracy lub od dnia wskazanego w umowie. Dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz większości osób na umowach zlecenia. Istnieją jednak sytuacje, w których obowiązek zgłoszenia nie powstaje, a umowa o dzieło co do zasady nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych, o ile nie jest zawarta z własnym pracodawcą lub wykonywana na jego rzecz.

Do wyjątków od standardowego zgłoszenia w ramach obowiązkowych ubezpieczeń należą m.in.:

• osoby współpracujące z przedsiębiorcą, których status powoduje inne zasady podlegania ubezpieczeniom,
• niektóre umowy cywilnoprawne, które ze względu na swoją specyfikę są wyłączone spod obowiązku ubezpieczeń,
• studenci do ukończenia 26. roku życia wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia, jeśli spełnione są warunki zwolnienia z ubezpieczeń,
• osoby objęte innym systemem zabezpieczenia społecznego, np. posiadające ważny formularz A1 z innego kraju UE,
• umowy o dzieło zawarte z podmiotem innym niż pracodawca, z pracą niewykonywaną na rzecz własnego pracodawcy.

Jeżeli korzystasz z wyłączenia z obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń, musisz mieć w dokumentach czytelne potwierdzenie podstawy takiej decyzji, np. kopię umowy o dzieło, potwierdzenie statusu studenta lub formularz A1. W razie kontroli ZUS brak dokumentów może spowodować zakwestionowanie wyłączenia i naliczenie składek z odsetkami.

Delegowanie z UE/EOG i Szwajcarii – formularz A1 i okres 24 miesięcy

Przy delegowaniu pracownika z innego kraju UE/EOG lub Szwajcarii formularz A1 potwierdza, że dana osoba nadal podlega systemowi zabezpieczenia społecznego kraju wysyłającego. Standardowo delegowanie może trwać maksymalnie 24 miesiące, przy spełnieniu określonych warunków, choć możliwe jest jego przedłużenie w drodze tzw. porozumienia wyjątkowego. Brak A1 oznacza konieczność zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w kraju, w którym faktycznie wykonuje pracę.

Procedura uzyskania formularza A1 obejmuje następujące kroki:

1. Pracodawca lub upoważniony pełnomocnik składa wniosek do instytucji zabezpieczenia społecznego w kraju wysyłającym.
2. We wniosku podaje się dane pracodawcy, pracownika, okres i miejsce delegowania oraz informację o charakterze pracy.
3. Instytucja sprawdza, czy spełnione są warunki delegowania, w tym brak zastępowania innego delegowanego pracownika.
4. Po pozytywnej weryfikacji wydaje się formularz A1, który należy przekazać pracownikowi i przechowywać w dokumentacji.
5. W razie planowanego przekroczenia 24 miesięcy pracodawca składa dodatkowy wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego pomiędzy właściwymi instytucjami państw.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o znaczeniu formularza A1, przekazać mu kopię dokumentu oraz zapewnić możliwość okazania go organom kontrolnym w kraju przyjmującym. Kopia A1 powinna być przechowywana w aktach osobowych delegowanego oraz dostępna w miejscu wykonywania pracy.

Rezydencja podatkowa i zaliczki na podatek dochodowy – kryteria i obowiązki pracodawcy

Dla prawidłowego rozliczania podatku od wynagrodzeń bardzo istotna jest rezydencja podatkowa pracownika. O miejscu opodatkowania decyduje m.in. długość pobytu w Polsce (co najmniej 183 dni w roku podatkowym) oraz centrum interesów życiowych, czyli miejsce, gdzie skoncentrowane są więzi osobiste i gospodarcze. Jeśli osoba jest polskim rezydentem podatkowym, podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów, a pracodawca ma obowiązek poboru i odprowadzania zaliczek na PIT od całego wynagrodzenia uzyskiwanego w Polsce.

Aby ustalić prawidłowe zasady opodatkowania, pracodawca powinien otrzymać od pracownika określone dokumenty i oświadczenia, a następnie odpowiednio je wykorzystać:

• zaświadczenie o rezydencji podatkowej wydane przez administrację podatkową danego kraju,
• formularz PIT-2 i inne oświadczenia dotyczące stosowania ulg, kosztów uzyskania przychodu czy kwoty zmniejszającej podatek,
• oświadczenia dotyczące liczby stosowanych ulg i preferencji, jeśli zatrudniony osiąga dochody również u innych płatników,
• ewidencjonowanie otrzymanych dokumentów w aktach osobowych, aby móc wykazać ich podstawę przy kontroli Urzędu Skarbowego,
• dostosowanie wysokości pobieranych zaliczek na podatek do treści oświadczeń i do ewentualnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania,
• przekazywanie informacji o dochodach i pobranych zaliczkach do właściwego urzędu skarbowego w ustawowych terminach.

Na koniec każdego roku podatkowego masz obowiązek sporządzić i przekazać pracownikowi oraz właściwemu Urzędowi Skarbowemu informację podatkową PIT-11, najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. W przypadku pracowników podlegających umowom o unikaniu podwójnego opodatkowania zasady poboru zaliczek mogą się różnić, dlatego przy bardziej skomplikowanych sytuacjach międzynarodowych warto przeanalizować treść danej umowy i dopasować sposób rozliczania wynagrodzeń.

Co warto zapamietać?:

• Pracodawca musi zapewnić legalne i bezpieczne warunki pracy: zgodność z Kodeksem pracy, BHP, terminową wypłatę wynagrodzeń (min. raz w miesiącu, do 10. dnia), prawidłową ewidencję i organizację czasu pracy oraz pełną dokumentację kadrowo‑płacową.
• W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować o kluczowych warunkach zatrudnienia (rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie i jego składniki, system i rozkład czasu pracy, urlop, okres wypowiedzenia, regulaminy wewnętrzne) – brak grozi grzywną PIP.
• W zakresie BHP i pierwszej pomocy pracodawca musi ocenić ryzyko zawodowe, szkolić pracowników, wyposażyć stanowiska i punkty pierwszej pomocy, wyznaczyć i przeszkolić osoby do udzielania pomocy, prowadzić rejestr wypadków; zaniedbania skutkują wysokimi karami i możliwą odpowiedzialnością karną.
• Przy zatrudnianiu cudzoziemców konieczna jest weryfikacja i przechowywanie kopii dokumentów legalizujących pobyt i pracę (paszport, wiza/pobyt, zezwolenie na pracę lub oświadczenie, A1 przy delegowaniu), zawarcie właściwego typu umowy (praca vs cywilnoprawna) oraz tłumaczenie warunków na zrozumiały język – brak legalizacji oznacza ryzyko uznania pracy za nielegalną i dotkliwe sankcje.
• Pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni (z wyjątkami m.in. umowa o dzieło, student‑zleceniobiorca, A1), prawidłowo rozliczać składki i zaliczki na PIT z uwzględnieniem rezydencji podatkowej, umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz terminowo przekazywać PIT‑11 do końca lutego następnego roku.