Szykujesz się do praktyk z dziećmi i słyszysz o obowiązku okazania zaświadczenia o niekaralności? Zastanawiasz się, jak długo takie zaświadczenie jest ważne i czy możesz użyć jednego dokumentu na kilka praktyk? Z tego tekstu dowiesz się, jak uczelnie i placówki oświatowe podchodzą do ważności zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego u studentów.
Co to jest zaświadczenie o niekaralności z KRK?
Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego to urzędowa informacja, czy dana osoba figuruje w rejestrze skazań. Dokument wystawia Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego lub jeden z Punktów Informacyjnych KRK. Jest to typowe „zaświadczenie o niekaralności”, o które coraz częściej proszą uczelnie, szkoły i przedszkola.
W przypadku studentów przygotowujących się do praktyk z dziećmi zaświadczenie obejmuje w szczególności przestępstwa wymienione w rozdziałach XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii. Taki zakres wynika z art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich – tzw. ustawy Kamilka.
Dlaczego studenci muszą je składać?
Od 15 lutego 2024 r. studenci kierunków, których program obejmuje praktyki z małoletnimi, nie mogą zostać dopuszczeni do takich zajęć bez potwierdzenia niekaralności. Chodzi o działalność związaną z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, opieką nad małoletnimi, świadczeniem usług psychologicznych, rozwojem duchowym czy uprawianiem sportu.
W praktyce dotyczy to w szczególności studentów kierunków nauczycielskich, pedagogicznych, psychologii, kierunków medycznych, wychowania fizycznego czy pracy socjalnej. Uczelnia – poprzez opiekuna praktyk – musi mieć pewność, że student, który trafi do szkoły, przedszkola, placówki medycznej lub ośrodka wsparcia, spełnia wymogi ustawowe dotyczące niekaralności.
Jakie dokumenty składa student?
Obowiązki studenta są kilkuetapowe. Przepisy ustawy Kamilka przewidują nie tylko samo zaświadczenie z KRK, ale też dokumenty dotyczące pobytu za granicą. Student, który ma mieć kontakt z dziećmi, składa zazwyczaj:
- zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności,
- oświadczenie o państwie lub państwach, w których mieszkał w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Polska i państwo obywatelstwa,
- informację z rejestrów karnych tych państw, jeśli tam mieszkał co najmniej 12 miesięcy,
- w przypadku cudzoziemców – informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa wraz z tłumaczeniem przysięgłym.
Oryginał zaświadczenia z KRK student przekazuje opiekunowi praktyk przed rozpoczęciem praktyki, często razem z kserokopią do akt osobowych studenta w uczelni. Bez tego placówka przyjmująca praktykanta nie powinna wpuścić go do pracy z dziećmi.
Przepisy o Krajowym Rejestrze Karnym nie zawierają żadnej daty ważności zaświadczenia – okres obowiązywania wyznacza uczelnia lub placówka, która żąda dokumentu.
Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności studenta?
Najczęstsze pytanie studentów brzmi: czy jedno zaświadczenie z KRK wystarczy na cały cykl praktyk, czy trzeba je wyrabiać przed każdym wyjściem do szkoły lub przedszkola? Ustawodawca nie wprowadził w tym zakresie sztywnego terminu, więc w praktyce funkcjonują wewnętrzne zasady ustalane przez uczelnie i organizatorów praktyk.
Ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym wprost wskazuje, że przepisy regulujące działanie rejestru nie określają terminu ważności zaświadczenia. Czas, przez jaki dokument jest przyjmowany, wynika z aktu prawnego będącego podstawą żądania lub z regulaminu danego podmiotu. To oznacza, że w kontekście praktyk studenckich o „ważności” decyduje głównie uczelnia i placówka oświatowa.
Brak ustawowego terminu ważności
Formalnie każde zaświadczenie z KRK potwierdza stan na dzień jego wydania. Nie „traci mocy” po upływie miesiąca czy roku. Rejestr w każdej chwili może się jednak zmienić, dlatego podmioty wymagające dokumentu zwykle uznają, że po pewnym czasie trzeba przedstawić nowy.
W odpowiedziach Ministerstwa Sprawiedliwości podkreśla się, że czas, przez jaki pracodawca lub uczelnia akceptuje zaświadczenie, powinien wynikać z przepisów szczególnych albo z wewnętrznych procedur. Dla studentów oznacza to często obowiązek przedstawienia dokumentu „aktualnego” w rozumieniu uczelni – najczęściej nie starszego niż kilka miesięcy.
Praktyka uczelni i szkół
Uniwersytety – jak np. Uniwersytet Śląski – wymagają przedłożenia aktualnego zaświadczenia o niekaralności przed rozpoczęciem praktyki. Aktualność bywa określana w regulaminie praktyk albo w komunikacie dziekanatu. Zdarza się, że uczelnia przyjmuje dokument wystawiony nie wcześniej niż 1–3 miesiące przed początkiem praktyki, ale w innym miejscu ten sam dokument może być honorowany dłużej.
Szkoła czy przedszkole, do którego trafia student, stosuje z kolei wytyczne wynikające z ustawy Kamilka i własnych standardów ochrony małoletnich. Dyrektor, jako organizator działalności, odpowiada za to, by osoba dopuszczona do pracy z dziećmi posiadała potwierdzoną niekaralność w chwili rozpoczęcia praktyki. Z tego powodu wiele placówek przyjmuje tylko świeżo wystawione dokumenty, zwłaszcza w dużych miastach i w placówkach o podwyższonym reżimie bezpieczeństwa.
Co zmienia ustawa Kamilka dla studentów?
Nowelizacja potocznie nazywana „ustawą Kamilka” mocno uporządkowała zasady weryfikacji niekaralności osób pracujących i praktykujących z dziećmi. Wprowadziła też szereg definicji i procedur, które dotyczą bezpośrednio studentów odbywających praktyki.
Od 2024 r. art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym stosuje się również do studentów, którzy na podstawie programu studiów mają kontakt z małoletnimi. Dotyczy to zarówno praktyk nauczycielskich w szkołach, jak i praktyk w żłobkach, poradniach psychologicznych czy ośrodkach sportowych.
Obowiązki dyrektora placówki
Dyrektor szkoły lub przedszkola, który przyjmuje studenta na praktykę, działa w roli pracodawcy lub organizatora działalności z małoletnimi. Przed dopuszczeniem studenta do bezpośredniego kontaktu z dziećmi musi on:
- pobrać informacje z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS),
- odebrać od studenta wymagane dokumenty i oświadczenia (w tym zaświadczenie z KRK),
- zweryfikować dane studenta na podstawie dokumentu tożsamości,
- dołączyć wydruk z RSPTS oraz kopię zaświadczenia z KRK do akt dokumentujących działalność tej osoby.
Takie sprawdzenie może odbyć się przed pierwszym dniem praktyki lub w jej pierwszych godzinach, ale student nie powinien podejmować czynności z dziećmi, zanim formalności nie zostaną dopełnione.
Czy raz złożone zaświadczenie wystarczy na kolejne praktyki?
Ustawa Kamilka przewiduje pewne uproszczenia dla pracowników zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 2 lat, lecz wyjątek ten nie dotyczy studentów na praktykach. Organizator praktyk (szkoła, przedszkole, placówka medyczna) za każdym razem ma prawo zażądać świeżego zaświadczenia z KRK.
W praktyce oznacza to, że student, który co semestr odbywa praktykę w innej szkole, powinien liczyć się z koniecznością wielokrotnego występowania o dokument. Nawet jeśli uczelnia przyjęłaby jedno zaświadczenie na cały cykl praktyk, inna placówka może żądać nowego, wystawionego bliżej daty rozpoczęcia zajęć.
Jak student może uzyskać zaświadczenie o niekaralności?
Drogi pozyskania zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego są takie same dla studentów, jak dla innych osób fizycznych. Różnice dotyczą głównie kosztów i ewentualnych zwolnień z opłat, w tym tych planowanych w ramach nowelizacji ustawy Kamilka 2025.
Zaświadczenie można uzyskać w formie papierowej lub elektronicznej. Wersja papierowa kosztuje obecnie 30 zł, natomiast elektroniczna 20 zł. Uczelnie – jak wskazuje przykład Uniwersytetu Śląskiego – zazwyczaj nie zwracają studentom tego wydatku.
Formy złożenia wniosku
Student, który potrzebuje zaświadczenia do praktyk z dziećmi, ma kilka możliwości jego uzyskania. Najczęściej wybierane są następujące opcje:
- złożenie wniosku w Punkcie Informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego lub w Biurze KRK przy ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie,
- złożenie podpisanego formularza i dowodu opłaty pocztą do wybranego Punktu Informacyjnego KRK,
- wniosek elektroniczny przez system e-KRK z użyciem profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub podpisu osobistego,
- działanie przez pełnomocnika, który składa zapytanie w imieniu studenta.
W formularzu „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie” student wpisuje m.in. informację, że dokument jest potrzebny na potrzeby „dopuszczenia do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, opieką nad małoletnimi lub świadczeniem usług psychologicznych w związku z realizacją programu studiów”. Wskazuje też odpowiednie kartoteki i katalog przestępstw, którego dotyczy zapytanie.
Studenci odbywający obowiązkowe praktyki z dziećmi mają zostać objęci zwolnieniem z opłaty za zaświadczenie z KRK, ale zwolnienie to wejdzie w życie dopiero po upływie kilku miesięcy od ogłoszenia nowelizacji ustawy Kamilka.
Jak długo uczelnia i szkoła mogą korzystać z tego samego zaświadczenia?
W pytaniu o ważność zaświadczenia studentów najbardziej istotne są dwie perspektywy: uczelni oraz placówki, w której odbywają się praktyki. Obie instytucje odpowiadają za bezpieczeństwo małoletnich i obie muszą mieć pewność, że student nie figuruje w rejestrach karnych w chwili dopuszczenia do pracy z dziećmi.
Z prawnego punktu widzenia zaświadczenie opisuje stan na konkretny dzień. Każda kolejna rejestracja skazania po tej dacie nie jest już w nim odnotowana, choć widnieje w KRK. To dlatego uczelnie i szkoły, dbając o standardy ochrony małoletnich, określają własne ramy czasowe akceptowania dokumentu.
Przykładowe podejście praktyczne
W wielu uczelniach przyjmuje się, że aktualne zaświadczenie oznacza dokument nie starszy niż 3 miesiące w momencie rozpoczęcia praktyki. Inne jednostki dopuszczają termin 6 miesięcy. Zdarzają się uczelnie, które wymagają nowego zaświadczenia na każdy rok akademicki albo na każdą praktykę z odrębnym miejscem odbywania zajęć.
Dyrektorzy szkół, zwłaszcza po wejściu w życie ustawy Kamilka, bardzo skrupulatnie podchodzą do kwestii niekaralności. Gdy praktyka rozpoczyna się dużo później niż data wystawienia zaświadczenia, zdarza się, że placówka prosi o nowe, „świeższe” potwierdzenie z KRK, nawet jeśli uczelnia formalnie uznałaby poprzedni dokument za aktualny.
Na co powinien zwrócić uwagę student?
Przed złożeniem wniosku do KRK warto sprawdzić, jakie wymagania co do daty zaświadczenia stawia uczelnia i placówka praktyk. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której dokument stanie się „za stary” jeszcze przed rozpoczęciem zajęć i trzeba będzie wydać kolejne 20 lub 30 zł na nowy wniosek.
Warto też ustalić, czy planowana nowelizacja ustawy Kamilka – przewidująca zwolnienie studentów z opłaty za zaświadczenie – będzie już obowiązywać w momencie składania wniosku. Przepisy przewidują bowiem, że zwolnienie z opłaty wejdzie w życie kilka miesięcy po ogłoszeniu, więc w krótkiej perspektywie wielu studentów nadal będzie musiało finansować dokument z własnych środków.
