Przychody a dochody – jakie są różnice i jak je rozliczać?

Nie masz pewności, czym różni się przychód od dochodu i od czego faktycznie płacisz podatek PIT. W tym artykule w prosty sposób wyjaśniam obie definicje oraz pokazuję, jak rozliczać je w praktyce przy różnych formularzach i formach opodatkowania. Dzięki temu łatwiej podejmiesz decyzje podatkowe w swojej firmie i przy innych źródłach zarobku.

Czym są przychody i dochody – podstawowe definicje

Przychód to ogół kwot, które uzyskujesz z danego źródła w danym okresie. W działalności gospodarczej są to przede wszystkim wpływy ze sprzedaży towarów i usług, ale także inne przysporzenia majątkowe jak odsetki czy dotacje. W języku ustawowym przychód obejmuje pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń postawionych do Twojej dyspozycji.

Dochód to już nie wszystkie wpływy, ale przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania czy zabezpieczenia ich źródła. W praktyce właśnie dochód, a nie przychód, stanowi podstawę opodatkowania w większości form opodatkowania działalności gospodarczej, z wyjątkiem sytuacji takich jak ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, gdzie podatek oblicza się od samego przychodu.

Dla lepszego zrozumienia warto zobaczyć prostą tabelę z przykładami rozróżnienia przychodu i dochodu:

Co obejmuje przychód należny?

W działalności gospodarczej ogromne znaczenie ma przychód należny, czyli kwota, do której masz już prawo na podstawie dokonanej sprzedaży towaru lub wykonanej usługi. Liczy się tu moment powstania należności, a nie to, kiedy faktycznie otrzymasz przelew od kontrahenta na konto. Przykładowo u pana Jana przychód powstał w dniu wystawienia faktury, choć płatność wpłynęła dopiero kilka dni później, ponieważ przychód należny nie wymaga jeszcze fizycznego otrzymania zapłaty.

Do przychodu należnego zalicza się między innymi następujące pozycje powstające po stronie podatnika:

• wystawione faktury sprzedaży towarów i usług, również wtedy gdy kontrahent jeszcze nie zapłacił,
• należne opłaty za wynajem lokalu, hali magazynowej czy maszyny,
• przychody z umów zlecenia oraz umów o dzieło, gdy usługa została wykonana i zaakceptowana,
• należne odsetki od udzielonych pożyczek lub środków na rachunkach powiązanych z działalnością,
• otrzymane decyzją dotacje i subwencje związane z działalnością gospodarczą, gdy spełniono warunki ich przyznania,
• przychody w naturze, na przykład nieodpłatne świadczenia otrzymywane w zamian za usługi.

Przychód należny ujmuje się według szczególnych zasad w zależności od tego, czy prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, czy też pełne księgi rachunkowe, ponieważ te dwie ewidencje wykorzystują inne reguły szczegółowe.

Jak definiować koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem wydatków ustawowo wskazanych jako niestanowiące kosztów podatkowych. Każdy taki koszt musi być racjonalny z perspektywy prowadzonej działalności oraz właściwie udokumentowany. Tę szeroką definicję potwierdza także Krajowa Informacja Skarbowa, wskazując, że podatnik może zaliczyć do kosztów zarówno wydatki bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, o ile nie są one prywatne i nie znajdują się w katalogu wyłączeń.

W działalności gospodarczej typowe koszty uzyskania przychodu wykazywane w KPiR obejmują między innymi takie wydatki jak:

• zakup materiałów, towarów handlowych i surowców niezbędnych do świadczenia usług lub produkcji,
• wynagrodzenia pracowników oraz zleceniobiorców wraz z narzutami,
• składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy, jeżeli nie są rozliczane w inny sposób,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, na przykład maszyn, samochodów czy komputerów,
• koszty eksploatacji pojazdu firmowego, takie jak paliwo, serwis, ubezpieczenie i opłaty drogowe,
• koszty usług księgowych oraz doradztwa podatkowego,
• czynsz za biuro, media, usługi telekomunikacyjne oraz internet wykorzystywany do działalności,
• odsetki od kredytu firmowego zaciągniętego na cele związane z działalnością gospodarczą.

Do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczysz między innymi kar grzywien, odsetek od zaległości podatkowych czy typowo prywatnych wydatków niezwiązanych z działalnością. Każdy koszt musisz mieć udokumentowany, na przykład fakturą VAT, paragonem z NIP nabywcy, umową, protokołem odbioru usługi lub innym dowodem księgowym spełniającym wymogi podatkowe.

Jeżeli prowadzisz KPiR, przychód ujmujesz co do zasady według daty wystawienia faktury albo wykonania usługi, a koszt według daty otrzymania faktury lub innego dowodu i przyporządkowania go do właściwego okresu, a organ podatkowy bardzo dokładnie sprawdza, czy masz komplet dokumentów takich jak faktury VAT, umowy i protokoły, bo właśnie tu najczęściej pojawiają się błędy.

Jak forma opodatkowania wpływa na rozliczanie przychodów i dochodów?

Forma opodatkowania działalności decyduje o tym, czy podatek liczysz od przychodu, czy od dochodu oraz czy możesz odliczać koszty uzyskania przychodu. Wybór między skalą podatkową, podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych czy kartą podatkową wpływa nie tylko na wysokość podatku, ale też na Twoje obowiązki ewidencyjne. Zwróć uwagę, że ta decyzja determinuje również sposób rozliczenia takich elementów jak składka na ubezpieczenie zdrowotne i składki na ubezpieczenia społeczne.

Przy skali podatkowej oraz podatku liniowym podstawa opodatkowania to z reguły dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty. Przy ryczałcie podstawą jest sam przychód, natomiast przy karcie podatkowej płacisz stałą stawkę ustaloną decyzją naczelnika urzędu skarbowego. Każdy z tych wariantów ma inne plusy i minusy dla przedsiębiorcy osiągającego różny poziom przychodów i kosztów.

Działalność opodatkowana na zasadach ogólnych – progi 12% i 32%

Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych Twoje dochody z działalności oraz innych źródeł rozliczasz według skali podatkowej 12% i 32%. Stawka 12% dotyczy dochodów do 120 000 zł w roku, natomiast po przekroczeniu tego progu od nadwyżki płacisz podatek 32%. Na tej formie możesz uwzględniać pełne koszty uzyskania przychodu, a także odliczać część składek ZUS oraz korzystać z ulg podatkowych, co często jest korzystne dla osób o umiarkowanych i zróżnicowanych dochodach.

Dla tej formy rozliczeń warto uporządkować podstawowe elementy w krótkiej tabeli:

Przy skali podatkowej prowadzisz najczęściej podatkową księgę przychodów i rozchodów, a po przekroczeniu określonych limitów przychodów możesz być zobowiązany do pełnych ksiąg rachunkowych. W tej formie łatwiej korzystać z różnych ulg oraz z przychodów zwolnionych, na przykład na podstawie zwolnień typu PIT-0, a wszystko wykazujesz w zeznaniu PIT-36 lub PIT-37.

Działalność opodatkowana podatkiem liniowym – zasady rozliczenia i brak kwoty wolnej

Podatek liniowy polega na opodatkowaniu dochodu z działalności jedną stawką 19%, niezależnie od poziomu uzyskanego dochodu. Możesz rozliczać koszty uzyskania przychodu tak jak przy skali, ale tracisz prawo do kwoty wolnej od podatku oraz do wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Dochody z działalności opodatkowanej liniowo wykazujesz w formularzu PIT-36L, odrębnie od innych dochodów opodatkowanych według skali podatkowej.

W praktyce oznacza to możliwość obniżania podstawy opodatkowania dzięki kosztom, ale jednocześnie brak wielu ulg podatkowych przysługujących przy skali, co przy niższych dochodach i mniejszych kosztach może być dla Ciebie niekorzystne.

Działalność opodatkowana ryczałtem – rozliczanie przychodu bez kosztów

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych polega na liczeniu podatku wyłącznie od przychodu, bez prawa do odliczania kosztów uzyskania przychodu. Wysokość stawki ryczałtu zależy od rodzaju wykonywanej działalności i może się różnić nawet w obrębie jednej firmy, gdy prowadzisz kilka typów usług lub sprzedaży. Ten sposób rozliczeń bywa szczególnie korzystny dla tych, którzy mają niskie koszty i jednocześnie wysokie marże.

Przy ryczałcie Twoim obowiązkiem jest prowadzenie jedynie ewidencji przychodów, w której zapisujesz wartości sprzedaży z podziałem na stawki ryczałtu, a poszczególne rodzaje przychodów mogą być opodatkowane różnymi stawkami przewidzianymi w ustawie.

Nie każdy przedsiębiorca może przejść na ryczałt, ponieważ przepisy określają listę działalności wyłączonych z tej formy oraz limity przychodów. Oprócz tego ryczałt wyłącza korzystanie z większości ulg podatkowych właściwych dla skali, a także z mechanizmu kwoty wolnej, co bywa istotne przy niższych dochodach z innych źródeł.

Działalność opodatkowana kartą podatkową – zasady i brak obowiązku rocznego PIT

Karta podatkowa to najbardziej uproszczona forma opodatkowania, w której płacisz stałą miesięczną kwotę podatku ustaloną decyzją naczelnika urzędu skarbowego. Nie obliczasz tu dochodu, ponieważ wysokość podatku zależy od rodzaju działalności, liczby mieszkańców miejscowości oraz czasami liczby zatrudnionych. Przy karcie podatkowej zazwyczaj nie składasz rocznego zeznania PIT z tytułu tej działalności, a urząd pobiera podatek zgodnie z wydaną decyzją.

Ta forma jest dostępna tylko dla ściśle określonych rodzajów działalności oraz pod warunkiem spełnienia limitów dotyczących liczby zatrudnionych i innych kryteriów ustawowych, a od kilku lat nie można już wybrać jej dla nowo zakładanych firm.

Przy wyborze formy opodatkowania najważniejsze są przewidywane koszty i planowane inwestycje oraz to, czy chcesz korzystać z ulg, ponieważ przy wysokich kosztach bardziej opłaca się opodatkowanie dochodu, a przy niskich kosztach i prostym modelu biznesowym korzystniejsze może być rozliczanie podatku od samego przychodu.

Jak rozliczać przychody z innych tytułów – PIT-37, PIT-36 i PIT-28?

Różne źródła przychodów, takie jak praca na etacie, działalność gospodarcza czy najem prywatny, rozlicza się na odmiennych formularzach, co dobrze pokazuje poniższa tabela:

W praktyce możesz w jednym roku składać różne zeznania, lecz dla porządku dobrze jest wiedzieć, jakie funkcje spełnia każde z nich. Najczęściej stosuje się następujące schematy rozliczenia:

• PIT-37 służy do rozliczenia dochodów z umowy o pracę, emerytur, rent oraz innych przychodów, przy których zaliczki na podatek obliczył i pobrał płatnik, a w zeznaniu wykazujesz dochód, należne ulgi oraz zapłacone składki,
• PIT-36 wykorzystujesz, gdy prowadzisz działalność gospodarczą na zasadach ogólnych, osiągasz dochody z najmu na skali lub uzyskujesz inne przychody wymagające samodzielnego rozliczenia, na przykład sprzedaż rzeczy przed upływem 6 miesięcy,
• PIT-28 składasz, gdy rozliczasz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, na przykład przy przychodach z najmu prywatnego czy usług objętych ryczałtem w działalności gospodarczej.

Każdy formularz ma własne terminy złożenia i typowe załączniki, na przykład PIT/B do wykazania dochodu z działalności gospodarczej przy PIT-36 czy załączniki do przychodów z najmu i dzierżawy. Wszystkie zeznania roczne składa się w ustawowych terminach, a ich dotrzymanie ma bezpośredni wpływ na ewentualne odsetki i odpowiedzialność podatkową.

Jak rozliczać sprzedaż papierów wartościowych i zbycie nieruchomości – PIT-38 i PIT-39?

Dochody ze sprzedaży papierów wartościowych, takich jak akcje, obligacje czy pochodne instrumenty finansowe, rozlicza się w odrębnym formularzu PIT-38, niezależnie od dochodów z działalności czy pracy. Natomiast odpłatne zbycie nieruchomości lub udziałów w nieruchomościach, dokonane przed upływem określonego czasu od ich nabycia lub wybudowania, wykazuje się na formularzu PIT-39. Takie przychody stanowią osobne źródła i nie łączą się z dochodami rozliczanymi w PIT-36, PIT-36L czy PIT-37.

Dla przejrzystości zestawmy podstawowe zasady w prostej tabeli:

W przypadku sprzedaży nieruchomości istotne jest to, czy nastąpiła ona przed upływem 5 lat od końca roku nabycia lub wybudowania. Jeśli sprzedajesz mieszkanie lub dom po tym okresie, nie powstaje przychód do opodatkowania w PIT, natomiast wcześniejsza sprzedaż co do zasady wymaga złożenia PIT-39. W obu formularzach należy pilnować terminu złożenia zeznania oraz prawidłowego udokumentowania kosztów nabycia i ewentualnych nakładów zwiększających wartość nieruchomości lub inwestycji.

Które przychody są zwolnione i jak działa kwota wolna 30 000 zł?

W polskim systemie podatkowym istnieje rozbudowany katalog przychodów i dochodów, które są zwolnione z opodatkowania na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To ustawa, a dokładniej jej art. 21 i następne, wskazuje, jakie świadczenia, odszkodowania, dotacje czy inne przychody są wolne od PIT w całości lub do określonego limitu. Przy ocenie konkretnego przypadku zawsze musisz odnieść się wprost do właściwych przepisów, ponieważ zakres zwolnienia bywa ściśle opisany.

Najczęściej spotykane w praktyce zwolnienia z podatku dochodowego obejmują między innymi następujące grupy przychodów, przy czym wyliczenie ma charakter przykładowy i wymaga każdorazowo sprawdzenia w ustawie:

• część świadczeń socjalnych i rodzinnych, na przykład zasiłki z pomocy społecznej czy świadczenie wychowawcze 800+,
• niektóre dotacje i dofinansowania, na przykład środki z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej w określonych sytuacjach,
• wybrane odszkodowania i zadośćuczynienia, których wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów prawa,
• świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do określonych limitów ustawowych,
• niektóre stypendia oraz świadczenia edukacyjne spełniające określone warunki,
• przychody objęte zwolnieniami typu PIT-0, na przykład Ulga dla młodych, ulga na powrót, ulga dla rodzin 4+ czy ulga dla pracujących seniorów.

Kwota wolna od podatku 30 000 zł działa wyłącznie przy rozliczaniu dochodów na skali podatkowej, czyli w zeznaniach PIT-36 oraz PIT-37. Mechanizm polega na tym, że do dochodu 30 000 zł rocznie efektywnie nie płacisz podatku, ponieważ wbudowana w skalę kwota zmniejszająca podatek wynosi 3 600 zł i w pełni kompensuje podatek od tej części dochodu. Przykładowo przy dochodzie 40 000 zł podatek według stawki 12% wyniósłby 4 800 zł, a po zastosowaniu kwoty zmniejszającej 3 600 zł zapłacisz 1 200 zł podatku.

Kwota wolna nie ma zastosowania przy podatku liniowym rozliczanym na PIT-36L oraz przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych rozliczanym na PIT-28, a także przy karcie podatkowej. W tych formach każdy osiągnięty dochód lub przychód podlega opodatkowaniu według odpowiednich stawek, niezależnie od jego wysokości, przy czym osobne zwolnienia podatkowe mogą wynikać z ulg typu PIT-0 lub innych przepisów ustawy.

Najczęstsze błędy i praktyczne porady przy rozliczaniu – checklista dla przedsiębiorcy

• Bardzo częstym błędem jest wrzucanie do kosztów wydatków prywatnych, na przykład zakupów spożywczych lub wakacji, które w razie kontroli nie zostaną uznane za koszty uzyskania przychodu.
• Wielu przedsiębiorców myli przychód należny z przychodem otrzymanym i rozpoznaje przychód dopiero w dniu wpływu przelewu, co powoduje nieprawidłowe przypisanie go do roku podatkowego.
• Często zdarza się wybór niewłaściwej formy opodatkowania, gdy ktoś decyduje się na ryczałt mimo wysokich kosztów, przez co w praktyce płaci wyższy podatek niż przy skali lub podatku liniowym.
• Przedsiębiorcy nierzadko zapominają o odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne albo błędnie rozliczają składkę na ubezpieczenie zdrowotne w zależności od wybranej formy opodatkowania.
• Błędy w prowadzeniu KPiR, takie jak brak chronologii zapisów, niepełne ujęcie faktur kosztowych czy brak numeracji dowodów, często prowadzą do zakwestionowania części kosztów.
• Przychody z najmu prywatnego bywają rozliczane na niewłaściwym formularzu, na przykład w PIT-36 zamiast w PIT-28, mimo że obowiązuje ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
• Przy rozliczaniu sprzedaży papierów wartościowych podatnicy mylą się w obliczaniu kosztów nabycia lub prowizji, przez co zaniżają lub zawyżają dochód w formularzu PIT-38.
• Wielu przedsiębiorców nie łączy poprawnie dochodów z pracy, zleceń i działalności na skali, mimo że wszystkie powinny znaleźć się łącznie w PIT-36, co skutkuje nieprawidłową stawką podatku 12% lub 32%.
• Często pomijane są dostępne zwolnienia typu PIT-0, na przykład Ulga dla młodych, przez co podatnik płaci podatek, którego mógł uniknąć.
• Niektórzy podatnicy nie dokumentują należycie kosztów, ograniczając się do wyciągu bankowego zamiast faktury, umowy albo protokołu odbioru, co w praktyce uniemożliwia zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych.
• Przy sprzedaży nieruchomości wielu sprzedających nie sprawdza 5-letniego okresu posiadania oraz nie gromadzi faktur na nakłady zwiększające wartość nieruchomości, przez co zawyżają dochód wykazywany w PIT-39.
• Osoby korzystające z programów do księgowości często zakładają, że system zrobi wszystko za nich i nie weryfikują ustawień formy opodatkowania i parametrów składek, co powoduje błędne zaliczki i rozliczenia roczne.

Rozliczając przychody i dochody z różnych źródeł, zawsze sprawdzaj obowiązujące przepisy, właściwe terminy złożenia zeznań i wymagane formularze, a w razie wątpliwości skonsultuj się z doświadczonym księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże prawidłowo dobrać formę opodatkowania i uporządkować dokumenty.

Największe ryzyko kontroli dotyczy nieprawidłowo udokumentowanych kosztów oraz błędnego przypisania przychodu do roku podatkowego, dlatego dla każdego wydatku trzymaj fakturę, umowę albo protokół odbioru, a moment powstania przychodu ustalaj na podstawie daty sprzedaży albo wykonania usługi, a nie przelewu od kontrahenta.

Co warto zapamietać?:

• Przychód to wszystkie należne kwoty z danego źródła (pieniądze, świadczenia, dotacje), a dochód to przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu – w większości form podatku PIT opodatkowaniu podlega dochód, wyjątkiem jest ryczałt (podatek od przychodu).
• Przychód należny powstaje w momencie wykonania usługi / sprzedaży (np. wystawienia faktury), a nie w dniu wpływu przelewu; musi być ujmowany zgodnie z zasadami właściwymi dla KPiR lub pełnych ksiąg rachunkowych.
• Koszty uzyskania przychodu to racjonalne, udokumentowane wydatki związane z działalnością (m.in. materiały, wynagrodzenia, ZUS, amortyzacja, biuro, księgowość, kredyt firmowy), z wyłączeniem wydatków prywatnych i pozycji ustawowo zakazanych.
• Forma opodatkowania decyduje, czy podatek liczysz od przychodu czy dochodu oraz jakie ulgi i składki możesz odliczyć: skala (12%/32%, dochód, kwota wolna 30 000 zł, PIT-36/37), liniowy (19%, dochód, brak kwoty wolnej, PIT-36L), ryczałt (stawki od przychodu, brak kosztów, PIT-28), karta (stała kwota, brak rocznego PIT).
• Kluczowe błędy to: wrzucanie wydatków prywatnych w koszty, mylenie przychodu należnego z otrzymanym, zły wybór formy opodatkowania przy wysokich kosztach, pomijanie odliczeń ZUS i ulg (w tym PIT-0), błędne formularze (PIT-36, 36L, 37, 28, 38, 39) oraz brak pełnej dokumentacji kosztów i dat sprzedaży.